Kun etsit parasta yhteistyöalustaa, arvioi tarpeesi ja odotuksesi ohjelmistosta. Useimmat yhteistyöalustat tarjoavat perusviestintäominaisuuksia, tietojen tallennusta, tiedostojen jakamista, vianmääritystyökaluja ja neuvottelutiloja. Nopeus, helppokäyttöisyys, lisäominaisuudet ja kustannukset on myös otettava huomioon.
Yhteistyöalustan kolme perus- ja tärkeintä ominaisuutta ovat keskitetty tietojen tallennus, viestintä- ja vianmääritystyökalut. Keskitetty tietojen tallennus poistaa jokaisen yhteiskäyttäjän tarpeen tallentaa tietoja tietokoneelleen ja auttaa tietoja pysymään yhtenäisinä ja ajan tasalla. Reaaliaikainen tiedostojen jakaminen on toinen hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla yhteiskäyttäjät voivat helposti jakaa asiakirjoja tai laskentataulukoita ryhmän sisällä.
Viestintätyökalut voivat sisältää ominaisuuksia, kuten verkkoneuvottelut, ryhmä- tai yksityiskokoukset, Voice over Internet Protocol (VOIP), sähköposti- tai pikaviestijärjestelmät. Suoratoistovideo on erittäin tehokas neuvotteluissa tai verkkokokouksissa, ja jotkut yhteistyöalustat tarjoavat virtuaalisen taulun ominaisuuden esittelyjä varten. Sinun on ehkä myös suljettava yhteiskäyttäjä pois kokouksesta, ja jotkin alustat mahdollistavat tämän.
Vianmääritystyökalut ovat tärkeitä varmistettaessa, että kaikki yhteistyökumppanit ratkaisevat ongelmat nopeasti ja helposti. Joillakin alustoilla on integroitu ohjeosa, johon kuka tahansa ryhmän yhteiskäyttäjä pääsee käsiksi. Tämä ominaisuus auttaa vähentämään ammattilaisten tai ulkopuolisten palveluiden käyttöä ja voi säästää aikaa ja rahaa.
Yhteistyöalustat voivat olla eri muodoissa, ja ne voivat olla ohjelmistoja, jotka on asennettu paikalliseen koneeseen tai asennuksia, jotka toimivat etäpalvelimelta. Jotkut alustat ovat Internet -pohjaisia, ja yhteiskäyttäjät voivat käyttää alustaa käyttäjänimellä ja salasanalla. Asennus tai valitsemasi alusta voi vaikuttaa nopeuteen ja alustan suorituskykyyn. Nopeus on tärkeä näkökohta, koska viivästynyt tai hidas suorituskyky voi aiheuttaa ongelmia verkkoneuvottelujen tai VOIP -käytön aikana.
Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen, että ammattilainen luo tai perustaa yhteistyöalustan sinulle. Jos näin on, on viisasta nähdä, tarjoaako palveluntarjoaja myös koulutusta työyhteisöalusta käyttäville tiimin jäsenille, koska tämä auttaa tiimiä ymmärtämään alustan toimintaa ja takaa optimaalisen tuottavuuden alusta alkaen. Useimpia alustoja on melko helppo käyttää, mutta ominaisuudet ja toiminnot vaihtelevat suuresti käyttöympäristöstä toiseen, joten voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin yhteistyökumppanit ymmärtävät järjestelmän kokonaan.
Viimeinen huomio olisi, haluatko käyttää mieluummin avoimen lähdekoodin ohjelmistoa vai omaa ohjelmistoa. Jos budjetti on tiukka, avoimen lähdekoodin ohjelmisto on paras vaihtoehto, koska nämä paketit voidaan saada ilmaiseksi. Useimmat näistä paketeista tarjoavat tarvittavat perustoiminnot, mutta jos tarvitset lisäominaisuuksia, saatat olla edullinen valita maksullinen ohjelmistopaketti.