Omaisuusrekisteri on kirjanpitotyökalu, jota käytetään yksilöiden tai organisaation omaisuuden seurantaan. On olemassa useita eri tyylejä ja lajikkeita, ja rekisteri näyttää välttämättä erilaiselta riippuen tallennettujen tietojen erityispiirteistä. Yksinkertaisimmat esimerkit ovat hiukan enemmän kuin lokit, ja ne voidaan tallentaa paperille tai muistikirjaan. Kehittyneemmät rekisterit tallennetaan sähköisesti, usein käyttämällä kehittynyttä seurantaohjelmistoa, joka voi ottaa huomioon esimerkiksi arvon vaihtelut ajan mittaan ja ennakoidut verovelat. Yleisin rekisterityyppi on luultavasti käyttöomaisuusrekisteri (FAR), joka seuraa vain käyttöomaisuutta. Vaihtoehto on ”nykyinen” rekisteri, joka pitää kirjaa juoksevammista varoista, kuten käteisvaroista, jotka tulevat ja poistuvat säännöllisemmin.
Käyttöomaisuuden ymmärtäminen
Käyttöomaisuus määritellään yleensä omaisuudeksi, jota ei ole helppo muuttaa rahaksi. Tontit, rakennukset, koneet ja ajoneuvot ovat joitain yleisimpiä esimerkkejä. Teollis- ja tekijänoikeudet ovat yleensä myös mukana; tämä tarkoittaa omaisuutta, joka ei ole aineellista, mukaan lukien patentit, tekijänoikeudet, tavaramerkit ja liikearvo. Vaikka nykyinen rekisteri sisältäisi kohteita, kuten tarvikkeita, ennakkoon maksettuja varoja ja käteisvaroja, vain omaisuuserät, jotka ovat vakio -osa organisaation poistotoimintoja, sisältyvät FAR: iin.
Päätarkoitus
Yksi omaisuusrekisterin tärkeimmistä tarkoituksista on yksinkertaistaa kirjanpitoa. Asiakirjasta tulee viite liiketoiminnallisiin tarkoituksiin ja omaisuuden seurantaan, ja sitä voidaan käyttää myös poistotarkoituksiin. Kun organisaatiot laskevat käyttöomaisuuden poistot, rekisteri päivitetään. Se tarjoaa täydellisen luettelon kaikista varoista yhdessä paikassa, mikä tarjoaa kirjanpitäjille helpon tavan löytää tietoa omaisuudesta ja niiden arvoista.
Rekisterit ovat myös erityisen hyödyllisiä, kun yritys laskee poistot. Tämä on kirjanpidon vakio -osa, jossa osa kunkin omaisuuden arvosta kirjataan kuluksi määrätyn ajan. Poistot lasketaan yleensä vuosittain verotusta ja vakuutusta varten. FAR sisältää kunkin omaisuuden nimen ja omaisuuserän kirjanpitoarvon. Kirjanpidossa omaisuuserän kirjanpitoarvo on omaisuuserän alkuperäinen arvo vähennettynä poistojen kokonaismäärällä.
Omaisuuden seuranta ja inventaario
Monet yritykset käyttävät rekistereitä keinona seurata omaisuutta useiden osastojen ja osastojen välillä. Organisaatiot tekevät ajoittain inventaariota varmistaakseen kaikkien omaisuuksien olemassaolon ja pitääkseen pääluettelon siitä, mitä säilytetään ja missä. Ihannetapauksessa rekisterin tulisi sisältää kaikki yrityksen omistamat varat. Useimmissa tapauksissa työntekijä vertaa rekisterin jokaista kohdetta todelliseen omistamaansa omaisuuteen.
Hyödyllisyyttä tilintarkastukseen
Tilintarkastajat käyttävät myös näitä rekistereitä osana tavanomaisia tilintarkastusmenettelyjä. Organisaatioissa on elintärkeää, että rekisteri on täysin tarkka. Tilintarkastajat varmistavat varojen olemassaolon satunnaisilla menetelmillä. Kun näin tapahtuu, tarkastaja valitsee omaisuuden luettelosta ja tarkastaa sen fyysisesti. Tätä varmistusprosessia käytetään varmistamaan, että organisaation kirjanpito on täsmällistä.
Luomisen perusteet
Luodessaan rekistereitä aluksi organisaatiot käyttävät tyypillisesti järjestelmällistä lähestymistapaa, jossa hyödykkeet on lueteltu aakkosjärjestyksessä tai kenties sijainnin mukaan. Riippumatta valitsemastasi menetelmästä tarvitaan usein merkintäjärjestelmä. Tämä sisältää sisällön merkitsemisen helposti luettavilla numeroilla. Nämä numerot on myös lueteltu rekisterissä, jotta omaisuuden fyysisen sijainnin määrittäminen olisi helpompaa. Kun yritykset omistavat suuren määrän erilaisia omaisuuseriä, varojen merkitseminen on elintärkeää omaisuuden todentamisprosessissa.
Useimmat organisaatiot käyttävät ohjelmistoa, joka on erityisesti suunniteltu omaisuuden seurantaan. Ohjelmisto auttaa järjestämään omaisuusluettelon ja on ainutlaatuisesti luotu, jotta kirjanpitäjät voivat seurata jokaista kohdetta ja kunkin arvoa. Muut organisaatiot seuraavat omaisuuttaan laskentataulukko -ohjelman tai omaisuusrekisterimallin avulla.