Automaattinen kirjanpito on lähestymistapa ajantasaisten kirjanpitotietojen ylläpitämiseen kirjanpito-ohjelmiston avulla. Tämäntyyppiset yritysohjelmistot on usein konfiguroitu siten, että saamiset ja velat voidaan kirjata helposti toisiinsa, jolloin ei tarvitse syöttää useita kirjauksia kirjanpitotietojen pitämiseksi yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti. Monet suosituimmista automatisoiduista kirjanpitojärjestelmistä voidaan mukauttaa ohjelmiston ostavan yrityksen tarpeisiin, mikä mahdollistaa räätälöityjen raporttien luomisen sekä ohjelmistopakettiin sisältyvien vakiomuotoisten raporttimuotojen hyödyntämisen.
Automaattinen kirjanpito voi säästää paljon aikaa hyvitysten ja velkojen kirjaamisessa. Sen sijaan, että sinun pitäisi tehdä merkintöjä eri kirjoihin, kuten perinteisillä menetelmillä on tapana, useimmat kirjanpito -ohjelmistopaketit on rakennettu siten, että tapahtuma voidaan kirjoittaa manuaalisesti yhteen kenttään yhdellä sivulla. Sieltä ohjelmisto liittää tapahtuman automaattisesti kaikkiin muihin ohjelmistopaketin asiaankuuluviin tietueisiin. Kun tapahtuma on syötetty, tiedot sisällytetään kaikkiin luotuihin raportteihin, jotka on rakennettu kattamaan merkinnän päivämäärä.
Tietojen manuaalisen syöttämisen automatisoituun kirjanpitojärjestelmään yksinkertaistamisen lisäksi monet kirjanpito -ohjelmistopaketit voidaan liittää luottokortti- ja pankkitileihin. Ohjelmistoon rakennetun käyttöliittymän avulla maksut voidaan siirtää toimittajille ja soveltaa automaattisesti asianmukaiseen toimittajan tiliin ja laskun numeroon kirjanpitotietueissa. Samaan aikaan asiakkaat voivat suorittaa verkkomaksun järjestelmän linkkien kautta, jotka järjestelmä sisältää näille asiakkaille jaetuille sähköisille laskuille. Käyttämällä linkkiä maksun lähettämiseen ohjelmisto vastaanottaa maksun automaattisesti, lähettää sen oikealle asiakastilille ja laskun numeroon ja reitittää sitten maksun loppukäyttäjän määrittämälle pankkitilille.
Nykyään automaattista kirjanpitoa pidetään useimpien yrityksen resurssien suunnittelun tai toiminnanohjausstrategioiden peruskomponenttina. Suojatut ominaisuudet ja ajan säästö voivat parantaa kirjanpitotiimin tehokkuutta huomattavasti. Lisäksi kirjanpito -ohjelmisto sisältää ominaisuuksia, joiden avulla sähköisten laskujen luominen ja jakelu asiakkaille on erittäin tehokas työkalu. Näiden ominaisuuksien käyttäminen mahdollistaa maksujen vastaanottamisen lyhyessä ajassa joko siksi, että asiakas voi hyväksyä maksun ja lähettää shekin postitse lyhyemmässä ajassa, tai koska hän käyttää mahdollisuutta lähettää sähköinen maksu. Kummassakin skenaariossa yhtiö hyötyy saamistensa saamisen lisääntymisestä lyhyessä ajassa, mikä antaa yritykselle mahdollisuuden saada enemmän käteistä jokapäiväisen toiminnan hallintaan.