Kaupungin pääkirja, jota kutsutaan myös talon pääkirjaksi, on hotellin kirjanpitomenetelmä muiden kuin vieraiden tapahtumien seurantaan. Hotellikirjanpito on jaettu front-office- ja back-office-toimintoihin. Vastaanotto käsittelee tyypillisesti rekisteröityjä vieraita ja kirjaa heidän tapahtumansa vieraskirjaan. Rahat, joita hotelli hoitaa ja jotka eivät kuulu tällä hetkellä rekisteröityyn vieraaseen, tulevat osaksi kaupungin kirjanpitoa, ja ne hoitaa tilitoimiston kirjanpito.
Kirjanpitojärjestelmät käyttävät kirjanpitoon liittyvien tilien keräämistä. Kaupungin pääkirja on kokoelma aiheeseen liittyviä tilejä, jotka seuraavat hotellin tuomaa rahaa, joka ei ole osa tapahtumaa, joka liittyy tällä hetkellä rekisteröityyn vieraaseen. Jotkut hotellit käyttävät tätä pääkirjaa eri terminologialla, kutsuen sitä talon pääkirjaksi tai ei-vieraskirjaksi. Mitä tahansa kirjanpitoa voidaan kutsua, toiminto on kuitenkin yleensä sama tavallisissa hotellien kirjanpitojärjestelmissä.
Kaupungin pääkirjat sisältävät yleensä vähintään neljä tiliä. Ensimmäinen tilin tyyppi on tarkoitettu yksityisille ja yrityksille, jotka käyttävät hotellia kokouksiin ja tapahtumiin. Tämän tyyppisiltä asiakkailta kerätyt rahat käsittelee hotellin kirjanpitoosasto vastaanoton sijasta. Yleensä nämä asiakkaat saavat kuukausittaisen laskun tai laskun, jossa kerrotaan tapahtumaan liittyvät maksut hotellimajoituksen sijasta. Häät, konferenssit, seminaarit ja ryhmäkokoukset ovat esimerkkejä tapahtumista, joita tämä tili seuraa kirjanpidossa.
Samasta huomautuksesta toisen tyyppinen tili käsittelee tapahtumia matkustaville johtajille. Jos yrityksellä on hotellilla avoin tili, jonka avulla joku yrityksen työntekijöistä voi jäädä kaupunkiin ollessaan, tapahtumat kirjataan kirjanpitoon yrityksen talotilinä. Kirjanpitolaitos laskuttaa tyypillisesti yritykselle kuukausittain syntyneet kulut.
Toinen kaupungin kirjanpitotili toimii tyypillisesti luottokorttitilinä. Kun vieras käyttää maksamiseen luottokorttia, summa siirretään vieraskirjasta kaupungin kirjanpitoon, kun hotelli odottaa, että luottokorttiyhtiö vapauttaa maksun. Tämä kuvastaa sitä tosiasiaa, että vieras ei enää oleskele hotellissa, joten avoin tili ei voi jäädä vastaanotolle. Kun asiakas on lähtenyt, hotellin kirjanpito -osasto on vastuussa siitä, että luottokorttiyhtiö suorittaa maksun.
Vieraat, jotka eivät suorita laskujaan lähtiessään, siirtävät summat myös kaupungin pääkirjan tilille. Kirjanpito -osastolla on vastuu perintämenettelyn aloittamisesta henkilöä vastaan tai seurannasta tarpeen mukaan. Tämä varmistaa, että hotelliosasto, joka kykenee parhaiten hallitsemaan keräysprosessia, osoitetaan tehtävään.