Kirjanpito on kirja tai tietokonetiedosto, jota käytetään kirjanpitotietueiden syöttämiseen. Siinä luetellaan yleensä velat ja hyvitykset, jotka liittyvät yhteisöön, jolle tapahtumat kirjataan. Kirjanpito oli perinteisesti paperilla ja kirjoitettiin usein sidottuihin kirjoihin. Tietokonekauden alkaessa sähköiset versiot yleistyivät.
Pääkirjoja on kolme yleistä tyyppiä: pää-, osto- ja myyntikirjat. Usein näitä kolmea käytetään yhdessä. Pääkirja on yksityiskohtaisin, kun taas osto- ja myyntikirjat kirjaavat vain velkojien ja asiakkaiden liiketoimet.
Pääkirja on tyypillisesti järjestetty viidellä eri tilillä: varat, velat, tuotot, kulut ja oma pääoma. Jotkut pääkirjat osoittavat myös voittoja ja tappioita. Se käyttää syöttötyyliä, joka tunnetaan kaksinkertaisena kirjanpidona. Tämä tarkoittaa, että jos jotain poistetaan yhdeltä tililtä, se on lisättävä toiselle. Vakiomuoto on, että veloitustiedot näkyvät sarakkeessa vasemmalla ja hyvitykset oikealla.
Ostopäiväkirja seuraa kaikki luoton toimittajalle maksetut ja velkaa olevat määrät. Tämä voi olla yksi kirja, jossa on useita luokkia, tai sarja kirjoja, joten jokaiselle toimittajalle on yksi kirja. Yleisiä merkintöjä ovat tiedot laskuista ja hyvityslaskuista. Toimittajalle velkaa on saldo, joka tunnetaan myös nimellä ostovelat tai ostovelat.
Myyntikirja seuraa luottoasiakkaiden tai velallisten tilejä. Tätä tietuetta kutsutaan usein tileiksi tai myyntisaamisiksi. Tämän tilin saldo on luottoasiakkailta maksettava summa. Tällaiset liiketoimet kirjataan varoiksi. Myyntikirjoja käytetään usein määrittämään, kuinka paljon asiakkaat ovat velkaa kuukauden lopussa tai luomaan myyntiraportteja.
Kirjanpito toimii tyypillisesti pysyvänä tietueena kaikista yhteisön taloustoimista. Niitä käytetään usein tilinpäätöksen laatimiseen jokaisen raportointikauden aikana. Nämä tietueet voivat olla hyödyllisiä myös aiempien ongelmien tutkimiseen. Tarkat pääkirjat eivät ole vain paras yhteisön hyvinvoinnin kannalta, vaan myös laillinen välttämättömyys.
Tietokoneiden pääkirjat tulevat eri muodoissa yhteisön tarpeista riippuen. Pienet, yksinkertaiset toiminnot voivat usein käyttää laskentataulukoita tilien seurantaan. Suuremmat organisaatiot käyttävät usein kirjanpito -ohjelmistoa. Tämä voi olla massamarkkinoiden tuote, räätälöity ohjelma tai ohjelmisto, joka on kehitetty erityisesti yritystä varten.