Matkakustannuksilla tarkoitetaan niitä kustannuksia, jotka voidaan vähentää veroilmoituksista, kun henkilö matkustaa joko etsimään työtä, jos hän on työssä, tai tekemään työtä nykyiselle työnantajalle. Vähennyskelpoisina pidettävät kulut riippuvat maasta, jossa henkilö asuu. Esimerkiksi Yhdysvalloissa on tiettyjä asioita, jotka ovat vähennyskelpoisia kuluja, ja jotkut voidaan vähentää prosenttiosuudella täydellä hinnalla.
Yhdysvaltojen kaltaisissa paikoissa sovellettava ero on matkustamisen määritelmä. Työntekijä, joka työskentelee aina tietyssä paikassa, joka on kaukana kotoa, ei yleensä voi vaatia matkakuluja, koska Internal Revenue Service (IRS) ottaa huomioon työntekijän “työpaikan”. Todellinen matkustaminen tarkoittaa työskentelyä etäisyydellä paikasta, jossa työntekijä normaalisti työskentelee alle vuoden. Jos etätyötä tehdään pidempään kuin vuosi, siitä tulee työntekijän työpaikka ja siellä asumisesta aiheutuvia kuluja ei voida vähentää.
On monia kysymyksiä siitä, mitkä menot ovat matkakuluja, ja tämä määräytyy työntekijän kotimaan mukaan. Joitakin yleisiä tukikelpoisia kuluja ovat rahat, jotka on käytetty kuljetukseen kaukaisesta paikasta ja sieltä pois sekä kyseiseen paikkaan tarvittavista kuljetuksista. Autonvuokraus, matkat lentokoneissa, linja -autoissa, junissa tai jopa korvaus kilometrimäärästä, jos työntekijä käyttää omaa ajoneuvoaan, voidaan pitää laillisina matkakustannuksina. Yleisimpiä vähennyskelpoisia lisäkustannuksia ovat majoitus ja ruoka, joista viimeiset korvataan yleensä 50 prosentin korolla. Muita tukikelpoisia kustannuksia voivat olla pesulapalvelut, puhelut ja vinkit huoltotyöntekijöille.
Matkakulut ovat vähennyskelpoisia vain, jos työntekijälle ei ole maksettu korvausta tavalla, jota ei ilmoiteta tulona. Jos työntekijä käytti yrityksen luottokorttia kaikkien kulujen maksamiseen, hän ei voi vaatia näitä kuluja tuloveroilmoituksiin. Samoin, jos työnantaja maksaa kaikki kulut toisella tavalla, joten niitä ei ilmoiteta osana tuloja, niitä ei pitäisi ilmoittaa veroista. Yleensä on hyväksyttävää vaatia matkakuluja verovähennyksinä vain, jos työntekijä, itsenäinen ammatinharjoittaja tai yritys on maksanut kaikki kulut.
Yhdysvalloissa työntekijöiden, jotka haluavat vähentää matkakuluja, on täytettävä 1040-pitkä lomake ja lomake 2106. Yritysten omistajat, itsenäiset ammatinharjoittajat tai kommandiittiyhtiöt vähentävät matkakulut eri tavalla. Heidän on toimitettava yritysverolomakkeet vaatiakseen nämä kulut.
Jokaisella maalla on omat säännöt siitä, miten nämä kulut vähennetään ja mitkä ovat tukikelpoisia. On tärkeää tuntea paikalliset tai maakohtaiset verolainsäädännöt sen määrittämiseksi, mitä kuluja pidetään hyväksyttävinä. Monimutkaiset vähennykset tai usein matkustaminen saattavat edellyttää tilintarkastajan tai veroasiamiehen palvelujen hankkimista, jotta kaikki lomakkeet jätetään täsmällisesti. Joka tapauksessa niiden henkilöiden, jotka aikovat vaatia matkakuluja, on huolehdittava siitä, että kaikki kuitit on säilytettävä, sillä ne todistavat kulusta.