Tilikirja sisältää kaupallisten tilien tapahtumatiedot. Kaupallisten organisaatioiden käyttämät kaksoiskirjausjärjestelmät sisältävät lukuisia pääkirjoja tai kirjoja, mukaan lukien pääkirja ja pääkirja. Näitä pääkirjoja kutsutaan yhdessä kirjoiksi, lyhennettynä termillä tilikirjat. Yksi kirjanpito voi viitata mihin tahansa lukuisista kirjanpitoprosessissa käytetyistä kirjoista.
Pääasiassa termin ”kirjanpito” yleisin käyttö viittaa kaksoiskirjausjärjestelmissä käytettyyn pääkirjaan. Pääkirja sisältää kaikki organisaation käyttämät tilit sekä näiden tilien nykyiset saldot. Näihin tileihin tehtävät muutokset edellyttävät tapahtumien kirjaamista merkintöihin, mikä luo jatkuvan tietueen organisaation taloushistoriasta. Muunlaiset pääkirja- ja tilikirjatyypit sisältävät yleisen päiväkirjan, kustannuskirjan ja tytäryhtiön kirjanpidon valitusta kirjanpitojärjestelmästä riippuen. Jokainen kirja sopii tilikirjan määritelmään, vaikka termiä käytetään näihin kirjoihin harvemmin.
Kaksoiskirjanpidossa pääkirja on yksi lukuisista kirjanpitokomponenteista, joita käytetään yhdessä muiden kaupallisen kirjanpitojärjestelmän kirjojen kanssa. Pääkirjan tiedot siirtyvät organisaation tilinpäätökseen tilikauden lopussa. Tapahtumat kirjataan pääkirjaan, kun ne liittyvät tilin saldoihin, mutta nämä tietueet heijastavat vain luottotietoja tai velkoja luetelluilta tileiltä. Yksityiskohtaiset tiedot erityisistä tapahtumista tallennetaan yleisen päiväkirjan päiväkirjamerkintöihin.
Kirjat kirjanpidosta, joka näyttää muutoksia organisaation käyttämiin eri kaupallisiin tileihin. Nämä tilit osoittavat varojen, velkojen ja kulujen saldojen muutoksia. Kaksinkertaisen kirjanpidon osalta yleinen päiväkirja kirjaa tietyt tapahtumat, joihin liittyy vähintään kaksi tiliä, joista toisella on vaikutusta, joista toisella on luotto ja toisella veloitus. Yleisestä päiväkirjainformaatiosta siirretty uusi tilin saldo pääkirjaan yhteenvetona.
Esimerkki voi auttaa selittämään, miten tilikirjaa käytetään. Toimistotarvikkeiden hankinta vähentää käteistä ja lisää toimistolaitteiden omaisuuserää. Erityinen tapahtuma, vaikuttavat tilit ja tapahtumaa koskevat merkinnät edellyttävät merkintää erillisille riveille yleisessä päiväkirjassa. Lisäys tai vähennys kullekin tilille siirtyy sitten ensisijaiseen tilikirjaan, pääkirjaan. Tilikauden lopussa pääkirjanpidon saldot siirretään tilinpäätökseen, kuten taseeseen, tuloslaskelmaan ja omaan pääomaan.