Ennakkomaksu on kiinteistön vuokrasopimuksen ennakkomaksu. Ennakkomaksu kirjataan kiinteistön leasing -liiketoiminnan kirjanpitoon vaihto -omaisuustilinä, joka kirjataan kuluksi jossain vaiheessa tulevaisuudessa. Kun yritys hoitaa kirjanpitoaan, ennakkoon maksetun vuokrakustannuksen avulla kirjanpitäjä voi seurata omaisuuden arvoa siihen asti, kunnes tilillä oleva summa on käytetty.
Kaikkien yritysten on pidettävä kirjanpitoaineistoa täyttääkseen vero- ja muut viranomaisvelvoitteet. Liiketoiminta laatii ajoittain joukon tilinpäätöksiä yhteenvetokseen taloudellisesta asemastaan. Nämä lausunnot ovat joukko yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita, jotka standardoivat taloudellisen raportoinnin, jotta yrityksiä voidaan verrata keskenään yhteistä taustaa vasten. Normaalit kirjanpitokäytännöt määrittelevät, miten maksamattomat vuokratalletukset kirjataan vuokrasopimukseen, kunnes talletus tosiasiallisesti maksetaan kuukauden vuokran maksuna.
Kiinteistön vuokrasopimus katsotaan aineelliseksi hyödykkeeksi. Kun yritys tekee tällaisen sopimuksen, sen on usein maksettava kuluvan kuukauden vuokran lisäksi myös tietty määrä kuukausia etukäteen sopimuksen mukaisen suorituksen vakuudeksi. Tämä vakuus voidaan palauttaa vuokrasopimuksen päätyttyä, jos tietyt ehdot täyttyvät, tai sitä voidaan pitää palautumattomana ennakkomaksuna, joka maksaa kuukaudet sopimuksen lopussa. Se, onko vakuus palautettavissa vai ei palautettavissa, määrää sen, miten summaa käsitellään kirjanpidossa.
Takaisinmaksamattomat vuokrat, jotka kattavat tulevien kuukausien vuokran, kirjataan kiinteistön omistajan kirjanpitoon saamattomina tuloina. Summa kirjataan kiinteistön vuokraavan yrityksen kirjanpitoon ennakkomaksukustannustilille. Tämä tili aktivoidaan tai pienennetään, kun kuukausivuokra maksetaan tosiasiallisesti etukäteen maksetun vuokran määrällä.
Tämä kirjanpitokäytäntö on erityisen tärkeä taseen muodostamisen yhteydessä. Tase on yhteenveto yrityksen taloudellisesta asemasta tiettynä ajankohtana. Vuokratalletukset voivat koskea kuukausia, jotka ovat vuosia tulevaisuudessa. Kunnes määrä on tosiasiallisesti käytetty maksuna vuokratun kiinteistön kuukauden käytöstä, se on esitettävä asianmukaisesti lyhytaikaisena omaisuuseränä, kun yritys laatii tilinpäätöksensä. Etukäteen maksetun vuokratilin avulla yritys voi osoittaa, että sillä on lyhytaikaista omaisuutta, joka hyödyttää yritystä tulevaisuudessa.