Jos aiot ryhtyä sponsoriksi tai yrität kehittää jonkinlaista sponsorointiohjelmaa henkilön tai yrityksen rahoittamiseksi, prosessin tulisi ehdottomasti aloittaa sponsorisopimuksella kaikkien osapuolten suojelemiseksi. Sponsorisopimus on suhteellisen yksinkertainen asiakirja, joka määrittelee rahoituksen tarkoituksen, sponsoroidun osapuolen vastuut, varojen jakamisen ja monet muut muuttujat. Vaikka monet näistä tekijöistä eivät ehkä ole täysin selviä hankkeen alkaessa, on tärkeää, että sponsorointipaketti ottaa huomioon odottamattomia muutoksia, jotta vältytään väärinkäsityksiltä myöhemmin. Paras sponsorisopimus kattaa kaikki mahdolliset skenaariot, jotka voivat myöhemmin vaikuttaa osapuolten väliseen liikesuhteeseen.
Ensimmäinen askel sponsorisopimuksen kirjoittamisessa on määritellä hankkeen laajuus. Jos sponsorointirahoitus on tarkoitettu esimerkiksi opiskelijalle, joka tarvitsee apua opetuksen suhteen, sponsorin on päätettävä etukäteen, onko kyseessä vuotuinen sopimus vai neljän vuoden sopimus. Sellaisten asioiden kuten silloin, kun opiskelija saa rahoitusta ja hänen kokonaisvastuunsa olisi myös kuuluttava sopimukseen. Olisi myös oltava osioita, joissa selitetään, mitä tapahtuisi, jos hänen arvosanojensa keskiarvo laskee tai jos hänen on jätettävä lukukausi sairauden vuoksi. Kaikkien näiden lausekkeiden on oltava täsmällisiä, mikä tarkoittaa, että molemmat osapuolet tietävät selvästi, miten kumppanuus toimii ja mitä tapahtuu, jos joku rikkoo sopimusta.
Vaikka sponsorisopimus voi olla pelottava kaikilla määritelmillä ja poissulkemisilla, nämä ehdot ja lausekkeet suojaavat sinua toisen osapuolen huolimattomuudelta. Muista, että sponsorisopimusta voidaan aina muokata myöhemmin, jotta toinen osapuoli saa jonkin verran liikkumavaraa odottamattomien olosuhteiden sattuessa, tai voit myös suullisesti hyväksyä lyhyen lykkäyksen ehdoista. Sinun on erittäin vaikea neuvotella tiukemmasta sopimuksesta alkuperäisen tultua voimaan, joten varmista, että etusi on aina kirjallisesti suojattu ensimmäistä kertaa.
On myös tärkeää muistaa, että kun henkilö tai yritys yrittää saada sponsorin, dokumentoitu tutkimus on harvoin niin perusteellinen kuin sen pitäisi olla. Tämä tarkoittaa, että sinun pitäisi olla asiantuntija tällaisissa liikesuhteissa ennen kuin edes harkitset sponsorisopimuksen tekemistä; jos et ole, on luultavasti aika hakea ammattiapua. Asianajajat palkataan usein kirjoittamaan sponsorisopimuksia sponsorin puolesta juuri tästä syystä – he tutkivat erilaisia porsaanreikiä varmistaakseen, että sopimus suojaa sinua kaikissa mahdollisissa tilanteissa. Jos olet epävarma kyvystäsi kirjoittaa perusteellinen sponsorisopimus, ota yhteyttä ammattilaiseen.