Pääkirjaraportti on asiakirja, joka sisältää yksityiskohtaisen selvityksen kaikista liiketoimista, jotka yritys on tehnyt tietyn ajan. Aiemmin tämä pääkirja kirjoitettiin usein käsin, vaikka nämä pääkirjat on suurelta osin korvattu tietokoneistetuilla raporteilla, jotka käsittelevät kaikki erilaiset tiedot paljon ytimekkäämmin ja kätevämmin. On tärkeää, että pääkirjaraportti sisältää kaikki liiketoiminnan keräämät asiaankuuluvat taloudelliset tiedot, kuten tulot, kulut, varat, velat ja osuudet. Useimmat kirjanpitosivut tai -arkit on jaettu keskelle, jotta voidaan osoittaa, miten tasapaino saavutetaan yritystilin positiivisten ja negatiivisten lisäysten välillä.
Suurelle yritykselle tilin pitäminen kaikista pitkällä aikavälillä tehdyistä kaupoista voi olla erittäin vaikeaa. Tämä on kuitenkin tehtävä, jotta yhtiö saisi tarkan kirjanpidon ja että sen kirjanpito pidettäisiin ajan tasalla. Tästä syystä yritysten kirjanpitäjät käyttävät tietokoneohjelmia, jotka ottavat kaiken, mitä yritys tekee liiketoiminnassaan, ja muuttavat sen pääkirjaraportiksi.
On tärkeää, että pääkirjaraportissa on pääsy kaikkiin yrityksen tekemiin tapahtumiin. Tämä tarkoittaa, että eri laskujen tai laskujen tiedot on sisällytettävä johonkin raporttiin. Näistä perustapahtumista voidaan johtaa suurempia ryhmittymiä, kuten taseita ja tuloslaskelmaa. Nämä suuret alaryhmät sulautuvat yhdeksi raportiksi, joka osoittaa yrityksen liiketoiminnan tärkeimmän puolen.
Tällaisen yksityiskohdan ansiosta yritys voi tutustua pääkirjaraporttiin, jos talouden suhteen on epäjohdonmukaisuutta tai sekaannusta. Yksinkertaisesti siirtymällä tarvittavalle pääkirjan alueelle ja seuraamalla asianmukaista tiliä kirjanpitäjät voivat saada kaikki tarvittavat tiedot ristiriidan selittämiseksi. Tästä syystä on ratkaisevan tärkeää, että raportti ei jätä paljastamattomia tietoja.
Jokainen pääkirjaraportin komponentti on jaettava keskelle, jotta voidaan näyttää kyseisen tilin veloitukset ja hyvitykset. Esimerkiksi taseessa saamiset luetellaan luotoina ja velat velkoina. Tulot ja kulut jaettaisiin samalla tavalla tuloslaskelmassa. Tämä mahdollistaa kaikkien tietojen tasapainottamisen, mikä on välttämätön vaihe kirjanpitoprosessissa. Kirjanpidon hyödyllisyyden lisäksi pääkirjaraporttia voidaan käyttää myös analyysityökaluna johtajille, jotka etsivät tapoja parantaa liiketoimintaansa.