Palkkalaskenta on kaikissa yrityksissä esiintyvä prosessi, joka keskittyy yrityksen palkkatietojen taloushallintaan. Kirjanpitäjät kirjaavat tiedot työntekijöiden palkoista, bonuksista ja provisioista; kirjanpitäjät kirjaavat ja raportoivat myös näihin tietoihin liittyvät verot pääkirjaan. Palkanlaskennan virkailijat ja johtajat ovat vastuussa näiden tietojen toimittamisesta kirjanpitoon sekä tarvittavan paperityön ylläpitämisestä oikeiden työtietojen näyttämistä koskevien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Palkanlaskenta on usein erillään tavallisesta kirjanpitotoimistosta, koska tiedot ovat erittäin arkaluonteisia eivätkä useiden työntekijöiden nähtävissä.
Yrityksillä on usein palkkatoimisto, joka noudattaa kaikkia työntekijöiden palkkaamiseen liittyviä lakisääteisiä vaatimuksia. Taustatarkastuksiin, huumetesteihin, työsopimuksiin, etuussopimuksiin, palkkaa koskeviin myönnytyksiin ja muihin tietoihin liittyvät tiedot kuuluvat usein henkilöresursseja koskevien lakien piiriin. Täsmällisen työkirjanpidon laiminlyönnistä voi seurata suuria sakkoja tai muita rangaistuksia lakien ja määräysten noudattamatta jättämisestä. Jotkut yritykset voivat käyttää kirjanpitäjiä henkilöstötoimiston palkanlaskentaprosessien tarkastamiseen. Tällä tarkastuksella varmistetaan, että yhtiössä ei tapahdu voimassa olevan henkilöstölain rikkomuksia.
Palkkalukujen kirjaaminen on melko yksinkertaista. Nykypäivän teknologisessa ympäristössä monet kirjaukset tapahtuvat reaaliajassa käyttäen esiohjelmoituja ohjeita yrityksen kirjanpitoohjelmistopakettiin. Palkanlaskentaosaston kirjanpitäjät tarkistavat sitten kirjaukset varmistaakseen, ettei automaattisen käsittelyn aikana ole tapahtunut virheitä. Peruskirjauksella veloitetaan palkanlaskennan kulut kunkin työntekijän palkasta ja maksettavasta palkkasummasta. Yrityksellä voi olla erilliset tilit, jotka määrittelevät tietyt palkkaryhmät. Maksun jälkeen järjestelmä veloittaa palkanmaksun ja hyvittää käteistä. Nämä merkinnät – veloitusten ja hyvitysten osalta – ovat samat myös palkkaverotileille.
Palkanlaskenta edellyttää usein, että yritykset maksavat palkanlaskennan verot aikataulun mukaisesti asianmukaiselle valtion virastolle. Kirjanpitäjien on täytettävä asianmukaiset lomakkeet ja tarkistettava virastolle nämä verot, usein neljännesvuosittain. Suuremmilla valtion virastoilla voi olla online-säilytysjärjestelmä näiden rahojen siirtämiseksi verkossa tarvittaessa. Kirjanpitäjien on täsmäytettävä nämä tilit varmistaakseen, että kaikki tilille kirjatut rahat menevät asianmukaiselle virastolle. Riippuvat veloitus- tai luottosaldot osoittavat sisäisen ongelman palkanlaskentajärjestelmässä. Kirjanpitäjien on sitten mukautettava ennakonpidätysten lukuja tai prosenttiosuuksia tämän ongelman korjaamiseksi.