Hallintomenot ovat kustannuksia, jotka eivät liity tiettyyn liiketoiminta -alueeseen, kuten markkinointiin tai valmistukseen. Hallintomenojen budjetointi on tärkeää tarkasti, koska yrityksen hallinto on usein tehokkaan toiminnan ydin. Hallintomenojen laskemiseksi on tärkeää pitää hyvää kirjaa ja ottaa huomioon kaikki mahdolliset muuttujat. Hyvien tietojen ansiosta kulujen laskeminen on yhtä helppoa kuin kuittien kokonaissummien laskeminen yhteen.
Kiinteät hallinnolliset kulut ovat ne, jotka eivät yleensä vaihtele kuukausittain. Tämä voi sisältää esimerkiksi puhelinlaskuja, palkkaa tai vakuutusmenoja. Vaikka nämä voivat muuttua ajoittain, esimerkiksi palkkaamalla tai menettämällä työntekijän, nämä kulut pysyvät yleensä samoina kuukausittain.
Muuttuvat kustannukset voivat sisältää joitain puolikiinteitä menoja, kuten kaasu- tai sähkölaskuja. Vaikka nämä voivat vaihdella hieman kuukausittain, ne pysyvät yleensä lähellä. Jos haluat ottaa osittain kiinteät kustannukset huomioon, yritä luoda keskimääräiset kuukausikustannukset laskemalla yhteen kuluvuosi ja jakamalla 12: lla. Näin saat riittävän kuvan kuukausi- tai neljännesvuosikustannuksista.
Toimitustarpeet voivat muuttua aika ajoin, mikä aiheuttaa vaihtelua hallintokuluissa. Toimituslaskelmat voivat sisältää esimerkiksi paperia, väriainetta tai postitarvikkeita, mutta ne voivat sisältää myös suurempia hankintoja, kuten uusia tietokoneita, toimistokalusteita tai kaasua yrityksen ajoneuvoihin. Hyvä kirjanpito on ratkaisevan tärkeää sekä tilausten kustannusten että säännöllisyyden seuraamiseksi. Yksinkertaisen laskentataulukkotiedoston säilyttäminen, jossa luetellaan ostotyyppi, ostopäivä ja kustannukset, helpottaa hankintakustannusten kokoamista.
Monilla yrityksillä on harkinnanvaraisia hallinnollisia varoja tiettyihin tarkoituksiin. Nämä voivat sisältää varoja koulutukseen tai seminaareihin, juhliin, bonuksiin tai työntekijöiden palveluihin, kuten myyntiautomaatteihin. Huolellisen budjetin asettaminen harkinnanvaraisille menoille voi auttaa pitämään menot linjassa samalla kun se tarjoaa parhaat mahdollisuudet työvoimalle.
Yritykset voivat myös joskus sisällyttää huonot maksusuojat hallintomenoihinsa. Valitettavasti lähes jokainen yritys joutuu ajoittain väärennettyjen sekkien tai vilpillisten tapahtumien vastaanottopäähän. Tapauksissa, joissa syytteeseenpano on epäkäytännöllistä tai mahdotonta, huonot maksurahat voivat auttaa pitämään voittomarginaalit vääristyneinä.
Kun hallintokulut lasketaan tarkasti ja verrataan voittoon, on helppo nähdä, missä leikkauksia tai laajennuksia voidaan tehdä. Tietäen, onko edullista palkata toinen työntekijä, etsiä halvempia tarvikkeita tai päivittää tietokonejärjestelmiä, voidaan ymmärtää yhdellä silmäyksellä tutkimalla talousarviota ja hallintomenoja. Asiantuntijat suosittelevat, että hyvän hallintomenojen seurannan tulisi olla päivittäinen tehtävä, jota seurataan säännöllisesti ja tutkitaan mahdollisten parannusten varalta.