Joustava budjettivarianssi on ero sen summan välillä, jonka yritys aikoo käyttää tai ansaita tietyn ajanjakson aikana, ja sen summan välillä, joka tosiasiallisesti kulutetaan tai ansaitaan. Varianssi tai ero voi olla joko positiivinen luku, eli kustannukset ylittävät budjetin tai tulot ylittivät odotukset, tai negatiivinen luku, jonka kustannukset ovat odotettua pienemmät tai tulot suunniteltua pienemmät. Johtajat ja sijoittajat voivat käyttää joustavaa budjettivaihtelua mittaamaan paitsi yrityksen, myös eri johtajien suorituskykyä.
Kun yrityksen tai osaston todellinen suorituskyky eroaa suunnitellusta kuukaudeksi, neljännekseksi tai jopa vuodeksi, joustavan budjetin vaihtelun mittaaminen auttaa hallitsemaan kustannuksia. Staattisen budjetin standardien soveltaminen ei toimi, jos odotetut kustannukset tai tulot eroavat toisistaan, mikä tekee yrityksen kannattavuuden tai suorituskyvyn arvioinnin mahdottomaksi. Ilman tarkkaa tapaa mitata suorituskykyä johto ei voi tietää, ovatko korjaukset yrityksessä tai osaston toiminnassa tarpeen.
Jotta budjetin vaihtelu toimisi joustavasti, yrityksellä on ensin oltava staattinen tai kiinteä budjetti. Staattinen budjetti suunnittelee tiettyä määrää tuloja ja kuluja, jotka perustuvat johdon ennusteisiin markkinaolosuhteista ja yrityksen tuloksesta. Tarkasteltaessa varianssia johtajat tai sijoittajat käyttävät edelleen samoja kiinteiden kustannusten ja tulojen arvoja, jotka on asetettu staattisessa talousarviossa. Jos kustannus- tai tuloarvot olivat muuttuvia staattisessa talousarviossa, joustavan budjetin on käytettävä muuttuvia lukuja myös näille kustannuksille tai tuloarvoille.
Erot yrityksen todellisissa kustannuksissa tai tuloissa verrattuna niihin, jotka ennustettiin staattisella budjetilla, antavat arvokasta tietoa tuloksesta. Esimerkiksi yritys saattaa näyttää ansaitsevan enemmän rahaa myymällä enemmän yksiköitä kuukauden tai neljänneksen aikana kuin mitä alun perin odotettiin staattisessa talousarviossa. Joustava budjetin vaihtelu saattaa kuitenkin osoittaa, että yksikkökohtainen ansaittu määrä oli ennakoitua pienempi, mikä mahdollisesti johti siihen, että yritys teki vähemmän nettotuloja myynnin kasvusta.
Yksittäisen esimiehen suorituskyvyn arvioiminen joustavan budjettivarianssin avulla toimii vain hyvin, jos arvioinnissa käytetään asianmukaisia tietoja. Kaikkien talousarviotietojen, joko staattisten tai joustavien budjettien, on oltava arvioitavan johtajan vastuulla. Mitä korkeampi johtajan taso tai valtuudet yrityksessä ovat, sitä enemmän yrityksen kokonaisbudjettipoikkeamista tulisi käyttää hänen suorituskykynsä mittaamiseen.