Ostokirja on kirjanpito, jota yritys pitää kirjanpitoa varten kaikista suoritetuista maksuista ja velkojille tällä hetkellä veloista. Tämän tarkoituksena on pitää tarkat tiedot ja olla tietoinen siitä, kuinka paljon rahaa on velkaa milloin tahansa. Aiemmin ostokirjat pidettiin käsin, mutta nyt useimmat suuret yritykset käyttävät tietokoneellisia pääkirjoja kirjanpidon ylläpitämiseen. On tavallista, että ostokirja sisältää yksittäiset tilit kullekin liiketoiminnan toimittajalle ja velkasaldon.
Menestyvän yrityksen hoitaminen vaatii huolellista kirjanpitoa, koska maksut ja maksukuitit tapahtuvat usein kiihkeästi joka päivä. Yritys, joka menettää rahansa tulot ja menot, on vaarassa jäädä lyhyeksi, kun on aika maksaa velkansa. Tästä syystä ostotietoja pidetään tarkoituksena seurata sekä suoritettuja maksuja että velkoja yrityksille, jotka toimittavat tavaroita ja palveluita.
Yritykset solmivat yleensä toimittajien kanssa luottoon perustuvan suhteen, mikä tarkoittaa sitä, että mikään maksu ei todellakaan vaihda omistajaa ostohetkellä, vaan raha on velkaa toimittajille maksettavaksi myöhemmin. Tiedä, kuinka paljon rahaa on velkaa kullekin toimittajalle, on välttämätöntä, ja ostokirja ratkaisee tämän ongelman. Jokaista yksittäistä toimittajaa edustaa yleensä kirjanpidossa oma tili, johon kirjataan tehdyt ostokset, kaikki maksut, jotka yritys on suorittanut näistä ostoista, sekä toimittajalle velkaa.
Yritysten on viisasta päivittää ostokirjansa säännöllisesti, jotta he voivat seurata tarkasti, kuinka paljon rahaa on velkaa velkojille. Lisäksi tarvitaan helposti seurattava kirjanpitojärjestelmä, jotta sekaannus ei johda siihen, että toimittajille maksetaan liian vähän tai jopa liikaa tiettynä ajankohtana. Tämä voidaan saavuttaa numeroimalla jokainen osto ja maksu, jotta ne on helppo löytää ja tunnistaa.
Kaikki tämä kirjanpito on tehty yrityksille paljon helpommaksi tietotekniikan kehityksen myötä. Ohjelmisto on helposti saatavilla, ja se toimii pääasiassa digitaalisena ostokirjana, ja maksut ja ostokset kirjataan vain muutamalla yksinkertaisella näppäimen painalluksella. Vaikka yritys on tietokoneistanut maksu- ja ostorekisterinsä, sen on silti huolehdittava siitä, että se päivittää tiedot huolellisesti, jotta sen tietueet eivät vanhene.