Kirjanpitojärjestelmät käyttävät useita pääkirjoja ja lehtiä tallentaakseen ja luokitellakseen liiketoimia, joihin yritys osallistuu. Kirjanpitoarvot edustavat näiden kirjojen tapahtumia, ja kirjanpitäjät merkitsevät ne tyypillisesti päiväkirjamerkinnöiksi. Erilaisia pääkirjan merkintöjä ovat alihakemistot ja lehdet. Kullakin näistä kahdesta luokasta on erilaiset kirjat, jotka sisältävät tiettyjä tapahtumia helpottamiseksi myöhemmin. Kaksoiskirjanpito vaatii sekä veloituksen että hyvityksen jokaisesta kirjauksesta.
Klassisella kirjanpidolla on kaksi vaatimusta, joita kirjanpitäjien on aina noudatettava, kun ne kirjaavat liiketoimintaansa kirjanpitoon. Ensinnäkin jokaisessa merkinnässä on oltava veloitus ja luotto kirjanpitoyhtälön tasapainottamiseksi. Toiseksi kirjanpitokirjojen on aina johdettava omaisuuseriin, jotka vastaavat saatavia kyseistä omaisuutta vastaan, olivatpa saatavat ulkopuoliset sidosryhmät tai omistaja. Jokaisen alivuokralaisen ja päiväkirjan on noudatettava näitä sääntöjä; muuten kirjanpito on epätasapainossa. Lisäksi kirjassa saattaa olla virheitä, jotka johtuvat eri kirjanpitotilien epätasapainoisista merkinnöistä.
Pääkirjassa on usein monikerin alkuperäinen kirja. Tämä tarkoittaa sitä, että muiden ala- ja aikakauslehtien yhteenlasketut luvut siirtyvät pääkirjaan. Näin ollen kaikki pääkirjan merkinnät, jotka vaikuttavat ala- ja aikakauslehtiin, vaikuttavat myös pääkirjaan. Esimerkiksi tavallisia alihankkijoita ovat ostovelat, saamiset, palkanlaskenta ja muut. Jokaisella näistä alihankkijoista on oma ryhmä pääkirjanmerkintöjä, joissa on nimiä, jotka edustavat alihankkijoita, joihin ne on tallennettu.
Lehdet ovat kronologisia kirjanpitokirjoja. Näiden lehtien käyttö on hieman rajoitettua; ne säilyttävät vain liiketoimia, jotka liittyvät myyntiin, ostoihin ja käteistuloihin, sekä käteismaksut ja yleiset merkinnät. Lyhyesti sanottuna kaikki kirjanpitokirjat kuuluvat johonkin näistä lehdistä. Esimerkiksi varaston ostaminen johtaa veloitukseen ostopäiväkirjassa ja hyvitykseen käteismaksupäiväkirjassa. Muut merkinnät menevät aikakauslehtiin samalla tavalla säilyttäen yrityksen kirjojen tasapainon.
Kirjanpitäjät voivat tallentaa pääkirjanpitoja koko kuukauden ajan kunkin tapahtuman vastaaviin lehtiin. Tämä varmistaa, että kirjat ovat aina ajan tasalla ja ettei tapahtumia tallenneta päiväkirjoihin. Erilaisilla päiväkirjamerkinnöillä ei ole väliä – myynneillä, ostoilla, kassakuiteilla tai maksuilla – kunhan ne ovat tarkkoja ja päteviä kirjanpitoon.