Valmistumisilmoitus on muodollinen oikeudellinen lausunto, jonka urakoitsija tai edustaja arkistoi varoittaakseen asianomaisia osapuolia siitä, että hankkeen rakennustyöt on saatu päätökseen. Tämä asettaa hakemusten jättämisen määräajan kaikille panttioikeuksille, jotka alihankkijat ja muut henkilöt voivat haluta tehdä hankkeen osalta. Jos he eivät käytä oikeuksiaan lain sallimassa ajassa, he menettävät mahdollisuuden tehdä niin. Valmistumisilmoituksia ei vaadita kaikissa tapauksissa, mutta ne voivat olla suositeltavia myös silloin, kun laki ei salli niiden käyttöä, koska ne voivat suojata urakoitsijaa ja projektin omistajaa.
Valmistumisilmoituksen toimittamiseksi urakoitsijan on saatava virkailijan toimistolta oikea lomake. Yleensä rakennuslupia koskevien ilmoitusten valvojana toimiva virkailija on tämän lomakkeen lähde, vaikka se voi vaihdella lainkäyttöalueittain. Lomaketta voi käyttää myös verkossa monilla alueilla rakennustoimiston ylläpitämän verkkosivuston kautta. Yleiset muodot voivat olla sallittuja, mutta näin ei aina ole, ja se on hyvä tarkistaa ensin.
Valmistumisilmoitus sisältää tietoja hankkeesta, kuten rakentamisen luonteesta ja sijainnista, joten ei voi olla epäselvää, mistä hankkeesta keskustellaan. Urakoitsija luettelee hänen nimensä ja yhteystietonsa sekä tiedot omistajasta, jos omistaja on eri henkilö. Virkailija julkaisee valmistumisilmoituksen saatuaan sen ja tarkistettuaan tiedot. Joillakin alueilla sanomalehdet julkistavat nämä tiedot kansalaisten hyväksi. Muilla alueilla asianomaisten on ehkä otettava yhteyttä virkailijaan selvittääkseen, onko valmistumisilmoitus jätetty.
Voimaantulopäivänä määräaika alkaa tikittää. Jokaisen, joka haluaa asettaa panttioikeuden hankkeelle, on tehtävä se tietyn ajan kuluessa, esimerkiksi 30 päivän kuluessa. Esimerkiksi alihankkija, jolle ei maksettu palkkaa, tekisi hanketta vastaan panttioikeuden. Siihen asti, kun hänelle maksetaan, panttioikeus on voimassa. Omistuksen siirtäminen on mahdotonta, mikä voi olla merkittävä ongelma, jos omistaja aikoo myydä valmiin projektin.
Ilman ilmoitusta valmistumisesta asianomaisilla osapuolilla on paljon pidempi määräaika panttioikeuksien jättämiselle. Se voi kestää kolme kuukautta tai pidempään, ja se voi lisätä epävarmuutta hankkeeseen. Omistajille, jotka aikovat myydä, on erittäin tärkeää pyytää urakoitsijaa lähettämään valmistumisilmoitus, jotta kaikki nimessä olevat pilvet näkyvät välittömästi eikä arkaluonteisten talousneuvottelujen keskellä.