Mitä ovat etsiväohjaimet?

Etsivä valvonta on toimenpiteitä, joita yritys käyttää havaitsemaan sääntöjenvastaisuuksia, jotta ne voidaan korjata, mieluiten mahdollisimman nopeasti. Lait, kuten vuoden 2002 Sarbanes-Oxley-laki, velvoittavat käyttämään sisäistä valvontaa yhteisten kirjanpito- ja etiikkaongelmien ratkaisemiseksi, ja yritykset haluavat myös käyttää valvontaa välttääkseen tuhlausta, petoksia ja muita ongelmia, joita ne voivat kohdata liiketoiminnan aikana. Etsivien ohjainten laskuri on korjaavia kontrolleja, jotka ovat toimenpiteitä ongelmien välttämiseksi.

Yksi esimerkki etsivävalvonnasta on tarkastus. Useimmat yritykset järjestävät säännöllisesti ulkoisia ja sisäisiä tarkastuksia tarkastellakseen tilinpäätöksiä, tarkastamaan osastoja ja selvittääkseen, onko sääntöjenvastaisuuksia. Niihin voi sisältyä merkkejä kavalluksesta ja petoksista yrityksen sisällä sekä toiminta, joka viittaa yritykseen salata taloudellisia ongelmia sijoittajilta, sääntelyviranomaisilta ja suurelta yleisöltä. Yritykset voivat käyttää yllätystarkastuksia eräänlaisena etsivän valvonnan muotona, joten ihmiset eivät koskaan tiedä, milloin odottaa arviointia.

Muita etsiväohjaimia voivat olla liipaisimet tietyntyyppisille toiminnoille, kuten varoitushälytykset, jotka näkyvät, kun ihmiset harjoittavat epäsäännöllisiltä vaikuttavia rahoitustoimia. Jos osasto antaa aina sekin samalle myyjälle samasta summasta, äkillinen muutos voi olla huolestuttava, ja etsivä valvonta voitaisiin perustaa ilmoittamaan kirjanpito -osastolle, kun tällaiset vaihtelut tapahtuvat, jotta he voivat selvittää, mitä tapahtui ja miksi.

Yritykset voivat käyttää pakollisia raportointilomakkeita, kuten pakollisia raportointilomakkeita, jotta ne voivat havaita sääntöjenvastaisen toiminnan aikaisin, usein tilinpäätöksen muodossa, joka ei vastaa henkilön tai osaston todellista toimintaa. Näihin etsiviin ohjaimiin voi sisältyä esimerkiksi tietojen automaattista lähettämistä kirjanpitoon tarkastettavaksi ja jatkuvaa tarkastusta, jotta ihmiset voivat havaita mitä tahansa epätavallista melkein heti, kun se tapahtuu. Kirjanpitäjät ja asianajajat voivat työskennellä yhdessä asianmukaisen ja tehokkaan valvonnan kehittämiseksi.

Jotkin etsivävalvonta on säädetty laissa, ja yritysten on osoitettava, että ne käyttävät niitä ja noudattavat kyseisten valvontatoimien käyttöä koskevia sääntelystandardeja. Toisia pidetään osana yleisesti hyväksyttyjä standardeja ja käytäntöjä, ja vaikka niitä ei nimenomaisesti vaadita, ne ovat erittäin hyvä idea. Hyväksytyistä käytännöistä poikkeavat yritykset voivat olla huolenaiheita ja epäilyksiä, koska ihmiset haluavat tietää, miksi he eivät seuraa kirjanpitokäytäntöjä muiden yritysten kanssa. Muut säätimet voivat olla valinnaisia, mutta suositeltavia oikeudellisista tai eettisistä syistä.