Osana tilikauden päättymisprosessia yritysten, joilla on fyysistä omaisuutta, on tyypillisesti suoritettava omaisuusluettelo. Omaisuusluettelon tarkoituksena on fyysisesti laskea ja dokumentoida kaikkien tilinpäätöksessä lueteltujen varojen sijainti. Tätä prosessia pidetään osana valmistelua, joka vaaditaan jokaisen vuoden lopussa, ja se on yleensä suunniteltu XNUMX-XNUMX viikkoa ennen varsinaista vuoden loppua.
Omaisuusluettelossa on tyypillisesti oltava neljä kohdetta: tarkastettava omaisuusluettelo taloustietueista, tarkastettava fyysisesti jokainen omaisuuserä, määritettävä, onko arvonmuutoksen muututtava, ja lisättävä uusia varoja. Tämä prosessi voi olla yksinkertainen tai monimutkainen resurssien lukumäärästä ja niiden suhteellisesta sijainnista riippuen. On tärkeää huomata, että sisäinen henkilöstö tai kolmas osapuoli voi täydentää tätä inventaariota. Tämän inventaarin tärkein osa on varmistaa, että jokainen tuote tarkastetaan fyysisesti.
Ensimmäinen askel omaisuusluettelossa on tarkistaa luettelo varoista, jotka sisältyivät tilinpäätökseen edelliseltä vuodelta. Kaikki kohteet, jotka hävitettiin tai purettiin vuoden aikana, on poistettava luettelosta. Kopio tuotteen ohjeesta ja arvostuksesta tässä vaiheessa olisi lisättävä tiedostoon.
Seuraava askel on järjestää omaisuus fyysisen sijainnin mukaan tarkastusta varten. Valmistelua varten on laadittava luettelo varastosta. Jokaiselle tuotteelle olisi annettava yksilöllinen numero ja menetelmä sen osoittamiseksi, että tuote on sisällytetty luetteloon. Jotkut yritykset käyttävät tarroja, kun taas toiset käyttävät viivakoodin skannausjärjestelmää tietojen päivittämiseen.
Tavaroiden inventoinnin aikana on yleensä tarkistettava kaksi kohdetta: kohteen olemassaolo osoitetussa paikassa ja kohteen tila. Jos tuote on esimerkiksi rikki tai huonokuntoinen, se on merkittävä varastoluetteloon. Tämä voi johtaa kohteen arvon alenemiseen.
Kaikki vuoden aikana ostetut tai hankitut uudet omaisuuserät on lisättävä omaisuusluetteloon. Sisällytettävät tiedot ovat omaisuusluokitus, kuvaus, sijainti ja arvostus. Kaikki kohteet, jotka on ostettu mutta eivät vielä toimitiloissa, voidaan sulkea pois omaisuusluettelosta, kunhan niiden arvo ei sisälly tilinpäätöksen omaisuusarvioon.