Kaupankäyntikirjat ovat lähinnä suurten rahoituslaitosten salkkuja. Ne sisältävät tietoja kaikista laitoksen hallussa olevista arvopapereista sekä kaikkien kirjanpitoon liittyvien tapahtumien historian, jotka liittyvät kirjanpitoon sisältyvien arvopapereiden ostamiseen ja myyntiin. Tämä tekee niistä suhteellisen yksinkertaisen resurssin, jota voidaan käyttää seuraamaan nopeasti kaikkia laitoksen tekemiä investointeja.
Kaikentyyppinen sijoitustoiminta sisältyy kaupankäyntivarastoon. Tämä yksityiskohtaisuus on erittäin hyödyllinen, kun harkitaan jonkinlaista uutta tapahtumaa, joka vaikuttaa pankin tai rahoituslaitoksen omaisuuteen. Jos pankki haluaa harkita tarjous-/kysyntäeron luomista mahdollisen oston tai myynnin yhteydessä, kaupankäyntivarastoon tallennettujen tapahtumatietojen tarkistaminen voi olla hyödyllistä osana ehdotetun toimen arviointiprosessia. Samalla tavalla kirjan sisältämät tiedot voivat valaista hieman tiettyyn sijoitusjärjestelmään liittyvää mahdollista riskiä.
Yksi minkä tahansa pankin tai rahoituslaitoksen tärkeimmistä tehtävistä on tehdä järkeviä sijoituksia, joilla on hyvät mahdollisuudet tuottaa tuottoa asiakkailleen. Asianmukaisesti ylläpidetyt ja säännöllisesti luetut kaupankäyntikirjat tukevat tätä toimintoa tarjoamalla lyhyitä tietoja aiemmista tapahtumista. Kaupankäyntikirjan yksityiskohdat sisältävät myös pienimmät tiedot pankin nykyisistä varoista ja auttavat siten luomaan perustan tulevalle kaupankäynnille.
On tärkeää huomata, että vain omaisuuserät, jotka on hyväksytty käytettäväksi aktiivisessa kaupankäynnissä ja sijoitusstrategioissa, sisältyvät kaupankäyntivarastoon. Muut omaisuuserät, joiden ei katsota olevan valtuutettuja sijoitustoimintaan, kirjataan toiseen salkkuun, joka tunnetaan nimellä pankkikirja. Tämä tarkoittaa, että arvopapereita, joista pankki aikoo pitää kiinni eräpäivään asti, ei kirjata kaupankäyntivarastoon. Näiden pitkäaikaisten sijoitusten kehitys kirjataan sen sijaan pankkikirjaan.
Ajatus ylläpitää erillistä kirjanpitoa omaisuudesta, jota voidaan käyttää sijoitus- ja kaupankäyntitoiminnassa, ei rajoitu pelkästään pankkeihin ja muihin rahoituslaitoksiin. Myös yksityiset sijoittajat käyttävät usein samaa lähestymistapaa luomalla erityinen kaupankäyntikirja osana yleistä taloudellista kirjanpitoaan. Aivan kuten kirja vetää selkeän rajan kaupankäyntiin käytettävien varojen ja pitkällä aikavälillä pidettävien omaisuuserien välillä, sijoittajien kaupankäyntivarasto voi saavuttaa saman tavoitteen.