Kun yritys päättää käyttää erityyppistä järjestelmää hallintaan liittyvien yritystietojen käsittelyssä, sitä pidetään johdon kirjanpidon muutoksena. Joillekin yrityksille tämä voi tarkoittaa siirtymistä paperinhallinnan kirjanpitojärjestelmästä tietokonepohjaiseen kirjanpitojärjestelmään. Jos yritykset käyttävät jo tietokonejärjestelmiä, johdon kirjanpidon muutos tarkoittaa yleensä uutta ohjelmistoa, joka on suunniteltu hallintaan liittyvien tietojen käsittelyyn. Kun yritys muuttaa järjestelmiä, on tärkeää harkita työntekijöiden koulutusta ja riskien vähentämistä osana kokonaissuunnitelmaa onnistuneen johdon kirjanpidon muutoksen suorittamiseksi.
Johdon kirjanpidon muutoksen määritelmä voi sisältää muutoksia työkaluihin tai tekniikoihin, joita käytetään yrityksen hyvän hallinnan edellyttämien tietojen järjestämiseen ja käyttämiseen. Kirjanpitotekniikan muuttaminen voi tarkoittaa uuden menetelmän käyttöä hallintatietojen tallentamiseen tai käsittelyyn. Jos johtoryhmää pyydetään tallentamaan uuden tyyppisiä tietoja, muutos vaikuttaisi tietoihin, jotka auttavat tiimiä tekemään päätöksiä.
Usein johdon kirjanpidon muutos tarkoittaa muutosta ohjelmistossa, jota yritys käyttää hallintatietojen käsittelyyn. Johdon kirjanpidossa käytettävien tietojen järjestämiseen käytettävää ohjelmistoa kutsutaan usein johtamistietojärjestelmäksi. Johdon kirjanpidon muutos tarkoittaa siis yleensä myös muutosta tähän järjestelmään.
Sen koordinoijille tärkeä osa johdon kirjanpidon muutosta on minimoida muutoksen kielteiset vaikutukset liiketoimintaan. Tämä vaatii yleensä harjoittelujakson johtajille, joihin kirjanpidon muutos vaikuttaa. Se voi sisältää myös siirtymäkauden, jonka aikana johtajilla on pääsy sekä vanhaan että uuteen kirjanpitojärjestelmään. Näin he voivat tottua uuteen järjestelmään, kun taas vanha järjestelmä tarjoaa heille nopean pääsyn tuttuihin tietojärjestelmiin.
Johdon kirjanpitoa voidaan kutsua myös johdon kirjanpitoksi. Sitä käytetään järjestämään tietoja, jotka auttavat johtajaa tekemään hyviä liiketoimintapäätöksiä. Toisin kuin muut kirjanpitojärjestelmät, johtamisen kirjanpitojärjestelmät on tarkoitettu yrityksen sisäisen johdon käyttöön, eikä niitä ole tarkoitettu ulkopuolisten henkilöiden tai organisaatioiden, kuten sijoittajien, käyttöön. Yleensä näitä kirjanpitojärjestelmiä koskevat tiedot ovat luottamuksellisia myös yrityksen ulkopuolisille johtajille.
Yleensä tehtävät, kuten tuote- ja käyttökustannusanalyysi, myynnin suorituskyvyn analysointi ja toimintatavat, hoidetaan johdon tasolla, koska organisaation jäsenet yritystasolla keskittyvät usein enemmän numeerisiin tietoihin, kuten yrityksen kannattavuuteen kuin johtotehtäviin liittyviin tietoihin. Johtoryhmän ulkopuolisille henkilöille, kuten osakkeenomistajille, yritysjohtajille tai yrityksen työntekijöille, käytettyjä tietoja kutsutaan usein taloudellisen kirjanpidon tiedoiksi.