Viestintäauditointi on arvio organisaation viestintätoimien tehokkuudesta. Nämä toimet voivat sisältää useita erilaisia menetelmiä ja materiaaleja, kuten mainoksia ja markkinointivakuuksia, verkkosivustoja, sisäistä viestintää ja osakasraportteja. Viestintätarkastuksessa arvioidaan kunkin menetelmän tehokkuutta. Sitä käytetään usein viestintäsuunnitelman tai -strategian suunnittelussa tai uudelleenarvioinnissa.
On useita syitä, joiden vuoksi yritys tai organisaatio voi päättää suorittaa viestintätarkastuksen. Se on saattanut päätellä, että sen viestintämenetelmät ovat levinneet liian ohuiksi. Voi tuntua, että perusasiakkaatutkimukset eivät anna kattavaa kuvaa sen viestintästrategioiden tehokkuudesta. Organisaatio voi yksinkertaisesti haluta arvioida yrityksen viestin varmistaakseen johdonmukaisuuden eri välineillä tai tavoittaakseen uuden kohdeyleisön. Olipa syy mikä tahansa, on tärkeää, että organisaatio hahmottaa tehtävänsä, arvonsa tai visionsa ja yleisönsä ennen tarkastusta, jotta näiden asioiden tehokasta viestintää voidaan arvioida riittävästi.
Organisaatio voi suorittaa oman kyselyn tai se voi käyttää ulkopuolisen viraston palveluja suorittamaan tarkastuksen. On tärkeää, että viestintätarkastus tarkastelee perusteellisesti kaikkia olemassa olevia viestintästrategioita ja -toimia. Tietoja voidaan kerätä paperi- tai sähköisten kyselyiden, kohderyhmien tai haastattelujen avulla; tarkastus voi testata tuotteiden asiakkaiden käytettävyyttä. On myös tärkeää, että tiedot kerätään kattavalta joukolta ihmisiä, mukaan lukien yrityksen työntekijät, mutta myös osakkeenomistajat, asiakkaat ja asiakkaat. Muita asiaankuuluvia ryhmiä voidaan myös sisällyttää.
Viestintätarkastuksen tulokset esitetään yleensä kattavan raportin muodossa, jossa yksilöidään selvästi kaikki kerätyt tiedot, käytetyt tutkimusmenetelmät ja tutkitut ryhmät. Näiden tulosten pitäisi antaa organisaatiolle tietoja, jotka auttavat määrittämään, mitä se tekee oikein ja mitä väärin. Sen pitäisi tunnistaa mahdolliset porsaanreiät tai muut puuttuvat linkit tietoketjussa, jotka on ehkä korjattava.
Täydellinen viestinnän tarkastusraportti voi antaa paremman käsityksen siitä, miten organisaation viestintä ymmärretään yrityksessä, tai sen tehokkuudesta ulkoinen kohdeasiakas tai yleisö tavoittamisessa. Se voi tarjota erityisiä esimerkkejä, jotka kuvaavat sen menetelmiin tai viestiin liittyviä positiivisia tai negatiivisia kokemuksia. Ihannetapauksessa tarkastuskertomus tarjoaa konkreettisia strategioita viestintätekniikoiden ja -politiikkojen vahvistamiseksi. Se voi ehdottaa, kuinka kohdistaa ja muokata paremmin organisaation viestiä ja esittää se hyödyllisellä tavalla. Tarkastuksessa voidaan myös ehdottaa uusia tapoja viestintätoimien virtaviivaistamiseksi tai yksinkertaistamiseksi kustannusten leikkaamiseksi ja organisaation viestin selvittämiseksi tuleville yleisöille.