Kustannusten ylittymisellä tarkoitetaan tilannetta, jossa hankkeelle aiheutuu kustannuksia, jotka ylittävät hankkeen talousarviossa esitetyt odotetut kustannukset. Kun kustannukset ylittyvät, tämä tarkoittaa, että projektin parissa työskentelevä tiimi on käyttänyt kaikki hankkeeseen budjetoidut rahat. Hanke, joka on ylittänyt kustannukset, vaatii rahaa, joka ylittää alkuperäisen budjetin työn loppuunsaattamiseksi. Kustannusten ylityksiä voi tapahtua useista syistä, mutta ne ovat yleensä vältettävissä huolellisella budjetin suunnittelulla ja hankekustannusten suunnittelulla.
Kun projekti ylittää budjetin, se voi maksaa organisaatiolle enemmän kuin ylimääräistä rahaa. Kustannusten ylittyminen projektissa voi aiheuttaa viivästyksiä, kun taas projektipäällikkö löytää enemmän rahaa hankkeelle. Pahimmillaan kustannusten ylitys voi pysäyttää projektin kokonaan, jos ei ole käytettävissä rahaa eron kattamiseen ja hankkeen toteuttamisen rahoittamiseen.
Kustannusten ylittymisen syitä voivat olla huono organisaatio, tiedon puute tai asiakkaan vaatimukset, jotka ylittävät hankkeeseen suunnitellun. Huono organisaatio voi johtua huonosta projektisuunnittelusta tai kokemuksen puutteesta hankkeen tyypin suunnittelusta. Hankkeen tarkkojen tietojen puute voi myös vaikuttaa budjettiennusteiden tarkkuuteen. Jos projektipäälliköllä ei ole hankkeen suunnittelussa tarvittavia tietoja, budjetointi voidaan määrittää vääristä tiedoista johdettujen väärien lukujen perusteella. Epäluotettavat tiedot voivat aiheuttaa lisäkustannuksia, joiden vuoksi budjetti jää alle hankkeen loppuun saattamisen.
Usein kustannusten ylittyminen voi tapahtua, kun asiakas pyytää työtä, jota ei alun perin ollut suunniteltu projektiksi. Hyvä esimerkki tästä voi olla asunnonomistaja, joka tekee useita lisäpyyntöjä urakoitsijalta muuttamatta rakennushankkeen budjettia. Koska ylimääräiset materiaalit ja työ maksavat rahaa, mahdolliset ylimääräiset pyynnöt lisäävät kustannuksia projektin kustannuksiin. Nämä lisäkustannukset voivat saada urakoitsijan ylittämään budjetin, jos lisäpyyntöjen kustannuksia ei lisätä alkuperäiseen suunniteltuun talousarvioon.
Joskus kustannusten ylitykset tapahtuvat sattumalta. Liikenne, onnettomuudet ja luonnonkatastrofit voivat aiheuttaa vahinkoja ja viivästyksiä, jotka lisäävät budjetoidun hankkeen kustannuksia. Paras tapa välttää budjetin ylittymisestä johtuvat työviiveet on varata hätävaroja hankkeelle siltä varalta, että odottamattomat esteet saavat hankkeen ylittämään budjettinsa.