Kustannusvarianssi on ero todellisten ja budjetoitujen kustannusten välillä, joiden avulla yritykset määrittävät toimintansa tehokkuuden. Varianssit voivat olla suotuisia tai epäedullisia, koska yhtiö käytti odotettua vähemmän tai enemmän rahaa. Kustannusvarianssin mittaaminen on yleistä johdon kirjanpitokäytännöissä. Kirjanpitäjät vertaavat odotettuja ja todellisia tuotantokustannuksia määrittääkseen, missä tuotantojärjestelmässä on tehottomuutta. Yleisiä työkaluja näihin mittauksiin ovat joustavat budjetit ja vakiokustannukset.
Joustava budjetti on kustannusvarianssiprosessin ensimmäinen vaihe. Yritykset tarkistavat usein edellisen vuoden menoja määrittääkseen keskimääräisen summan tiettyihin liiketoimintoihin. Yhtiö luettelee tulevan vuoden kulujen kattamiseen tarvittavan vuotuisen pääoman. Johtajien on pysyttävä näiden dollarin rajoissa suoritettaessa toimintojaan. Talousarvion tarkastelu voi olla kuukausittainen tai vuosittainen prosessi yrityksen kirjanpidosta ja taloudellisista prosesseista riippuen.
Yritykset voivat tarkistaa joka kuukausi joustavan budjetin vertaillakseen suunniteltuja menoja todellisiin menoihin. Kirjanpitäjät huomaavat, mihin yritys käytti enemmän tai vähemmän rahaa. Kustannusvarianssiraportti tekee sitten yhteenvedon kaikista kuukauden eroista. Kirjanpitäjät voivat toimittaa raportin johtajille ja antaa heille mahdollisuuden tarkastella eroja. Vahvistaakseen raportointiprosessia entisestään kirjanpitäjät voivat luoda raportin kaikista liiketoiminnan tärkeimmistä osastoista tai yksiköistä.
Vakiokustannuslaskenta on yrityksen valmistusprosessille ominainen kustannusvarianssityökalu. Kirjanpitäjät tarkistavat budjetoidut valmistuskustannukset ja luovat ennalta määrätyn yleiskustannuksen. Tämä osuus jakaa budjetoidut valmistuksen yleiskustannukset vuoden odotetulla tuotannolla. Kirjanpitäjät laskevat tämän luvun käyttämällä samaa kaavaa jokaiselta kuukaudelta, jolloin he tuottavat tuotteita. Todellista valmistuksen yleiskustannusta verrataan sitten vakiohintaan.
Valmistuksen yleiskustannusten erot edellyttävät kirjanpitäjien tyhjentävän pääkirjan mahdollisista eroista. Kirjanpitäjät voivat kirjata pieniä eroja näiden kahden hinnan välillä yhtiön myytyjen tavaroiden kustannustilille. Suurten erojen on vastustettava yrityksen varastotiliä. Tämän kirjanpidon jälkeen kirjanpitäjät laativat kustannusvarianssiraportin määrittääkseen, olivatko erot myönteisiä vai epäedullisia.
Kustannusvarianssiraportin epäedulliset erot eivät ole aina pahoja. Yritys on saattanut käyttää enemmän rahaa esimerkiksi tuotteiden tuottamiseen kuluttajien kysynnän kasvun vuoksi. Materiaalien ja työvoiman ostaminen tämän kysynnän täyttämiseksi on saattanut tarvita enemmän rahaa. Kustannusvarianssiraportin analyysi muihin liiketoimintaraportteihin verrattuna auttaa yrityksiä selittämään vaihtelut.