Vastuullinen suunnitelma on mekanismi, jolla korvataan työntekijöille, joille aiheutuu työhön liittyviä kuluja. Jos suunnitelmaa hallinnoidaan oikein, sitä käsitellään erityisellä tavalla verojen osalta. Sekä työnantajille että työntekijöille on selviä etuja korvausten asettamisesta vastuullisen suunnitelman mukaisesti. On kuitenkin tärkeää olla tietoinen siitä, että suunnitelman mukaiset kulut on tarkastettava, koska veroviranomaiset ovat varovaisia verovähennyksiin käytettävistä liiketoiminnan kuluista.
Vastuullisen suunnitelman mukaan, kun työntekijät käyttävät rahaa työhön liittyviin tavaroihin ja toimintoihin ja työnantaja korvaa ne, rahaa ei pidetä osana työntekijän tuloja eikä työntekijä maksa veroja. Työnantaja pitää kuluja verovähennyksenä. Molemmille osapuolille tämä järjestely voi olla erittäin hyödyllinen. Ilman tilivelvollista suunnitelmaa työnantajan olisi pidettävä korvaukset verotuksellisina palkoina ja työntekijän on maksettava niistä veroja.
Kolmen ominaisuuden on oltava läsnä, jotta jokin voisi olla vastuullinen suunnitelma. Ensimmäinen on se, että työntekijöille on korvattava hyväksyttävät kulut. Hotellihuoneen maksaminen konferenssin aikana olisi esimerkki oikeutetuista liiketoiminnan kuluista. Lippujen ostaminen näytelmään konferenssin aikana ei kuitenkaan kuulu vastuullisen suunnitelman piiriin, ellei näytelmään osallistuminen ole pakollista työsyistä.
Vastuullisessa suunnitelmassa on myös oltava menetelmä kustannusten kirjaamiseen ja raportointiin. Tämä sisältää kuittien ja huolellisesti dokumentoitujen kuluraporttien lähettämisen, mittarilukemien kirjaamisen, luottokorttitiliotteiden esittämisen sen osoittamiseksi, mitä luottokorttia käytettiin kulujen maksamiseen, ja niin edelleen. Lopuksi, jos työnantajille maksetaan liikaa korvauksia, esimerkiksi jos työntekijälle annetaan käteistä etukäteen ennen matkaa, ylimääräiset rahat on palautettava ajoissa. Työntekijän pitämien asiakirjojen pitäisi osoittaa, että varat olivat jääneet.
Pohjimmiltaan taskukustannussuunnitelma noudattaa samoja sääntöjä, joita ihmisten on noudatettava, kun he tekevät vähennyksiä henkilökohtaisesti aiheutuneista kuluista. Kustannusten on oltava laillisia ja dokumentoituja, ja niissä on oltava selkeä tieto siitä, missä, milloin, miten ja miksi rahat käytettiin. Veroviranomaiset voivat halutessaan tarkastaa nämä tiedot ja ne voivat päättää, että osa vaadituista kuluista ei ole laillisia eikä niitä olisi pitänyt luokitella vastuuvelvollisuuteen. Ihmiset voivat välttää paperityöongelmat ja vähentää tarkastusten riskiä neuvottelemalla kirjanpitäjän kanssa saadakseen lisätietoja hyväksyttävistä kuluista.