Projektin kirjanpito on taloudellisen seurannan muoto, jonka avulla ihmiset voivat seurata tiettyyn projektiin liittyviä kustannuksia ja tuloja. Tämän avulla ihmiset voivat pitää hankkeet budjetissa, seurata kulujen muutoksia ja tunnistaa huolenaiheita, jotta niitä voidaan käsitellä projektin edetessä. Tämäntyyppinen kirjanpito eroaa muista kirjanpitotavoista, koska sen sijaan, että se kattaisi koko yrityksen tai tietyn osaston tietyn ajanjakson, se kattaa kaikki projektiin liittyvät kustannukset niin kauan kuin se kestää.
Esimerkki on tuotannon kirjanpito, jossa ihmiset seuraavat elokuva- ja televisiotuotantoon liittyviä kuluja. Elokuvastudiot haluavat seurata kuluja projektikohtaisesti, koska ne tarjoavat mielekkään tavan arvioida lipputulojen suorituskykyä ja hallita kuluja. Kirjanpitäjät pysyvät elokuvan mukana koko tuotannon ajan ja keräävät tietoja jokaiselta osastolta markkinoinnista vaatekaappiin. He luovat säännöllisiä tilejä pitääkseen ihmiset ajan tasalla siitä, kuinka paljon rahaa käytetään ja kuinka hyvin elokuva täyttää budjettitavoitteet.
Joissakin tapauksissa laki edellyttää hankekirjanpitoa. Hallituksen urakoitsijoiden, jotka suorittavat hankkeita hallituksen puolesta, on voitava dokumentoida kustannuksensa selkeästi ja yksityiskohtaisesti ja eritellä hankekohtaiset kulut. Muissa tapauksissa, kuten rakentamisessa, se voi olla hyödyllinen tapa tarkastella kuluja ja hallita kirjanpitoa. Esimerkiksi urakoitsijoiden on kyettävä antamaan tarkat arviot asiakkaille, ja he käyttävät aiempien työpaikkojen projektilaskentaa luodakseen kohtuullisen läheiset ennusteet siitä, kuinka kallista projekti tulee.
Projektin kirjanpitotiimi voi olla suuri, etenkin jos kyseessä on useita osioita yrityksessä ja kestää kuukausia tai vuosia. Pääkirjanpitäjä on vastuussa tukihenkilöstön valvonnasta, mukaan lukien muut kirjanpitäjät, virkailijat ja hallinnolliset avustajat. Heidän on ehkä annettava tietoja hetkessä ja joskus hoidettava useiden projektien kirjanpitoa organisaation rakenteesta riippuen.
Projektipäällikkö, henkilö, joka toimii yhteyshenkilönä ja koordinoijana hankkeessa, luottaa projektin kirjanpitoon pitääkseen projektit lähellä alkuperäisiä budjettiarviotaan ja käyttää myös muita osastoja varmistaakseen, että projektit valmistuvat tietyssä ajassa. Jos ongelmia ilmenee, projektipäällikön on kyettävä selittämään esimerkiksi viivästykset ja kustannusten ylitykset valvovan henkilöstön tyydyttävällä tavalla, joka voi olla vastuussa sijoittajille, valtion virkamiehille ja muille asianomaisille osapuolille.