Sähköinen arkistointi, jota kutsutaan myös sähköiseksi tiedostoksi, on vaihtoehto paperilomakkeiden arkistointiin. Se on usein ensisijainen menetelmä, koska veronmaksajat voivat saada nopeamman vahvistuksen saamistaan verolomakkeista sekä nopeammat palautusmaksut. Sähköinen arkistointi on usein tarkempaa kuin paperin palautus, koska laskutoimituksiin käytetään ohjelmistoja, mikä auttaa poistamaan inhimilliset virheet. Paikalliset ja kansalliset verotoimistot, kuten Internal Revenue Service, kannustavat ja hyväksyvät sähköisesti lähetetyt verolomakkeet sekä maksettavat verot verkossa. Nämä virastot tarjoavat usein verkkosivustoillaan menetelmiä verojen sähköiseen arkistointiin ilmaiseksi.
Mahdollisuus tehdä veroilmoitus milloin tahansa on usein houkutteleva veronmaksajille, varsinkin jos veroilmoituksen määräajat ovat lähellä. Sähköinen arkistointi on yleensä veronmaksajien käytettävissä seitsemänä päivänä viikossa milloin tahansa. Vaihtoehto on, että veronmaksajat lähettävät paperilomakkeet postitse. Tämä vaatii usein palautuksen postittamista tiettyyn aikaan, jotta saadaan oikea postimerkin päivämäärä. Tässä skenaariossa ei ole mahdollisuutta saada nopeaa vahvistusta verotoimistolta, että verot on vastaanotettu ja lomakkeet on täytetty oikein. Veronmaksajien sähköisessä arkistoinnissa heille ilmoitetaan usein virheistä ja tarpeesta lähettää verolomakkeet uudelleen.
Veronmaksajat voivat lähettää ilmoitukset sähköisesti suoraan verotoimistolle tai veronvalmistelupalvelun avulla. Esimerkiksi pienyritysten kirjanpitäjät voivat valmistaa ja lähettää veroja itsenäisten ammatinharjoittajien tai yritysveronmaksajien puolesta maksua vastaan, kunhan he ovat valtuutettu palveluntarjoaja. Verovelvolliset, jotka täyttävät tietyt vähimmäisvaatimukset ja joiden on täytettävä henkilökohtaiset verolomakkeet, voivat hyödyntää vapaaehtoisten tuloverotukea, joka voi valmistaa ja lähettää veroja ilmaiseksi. On myös verkkopohjaisia ja työpöytävero-ohjelmistoja, joista ihmiset voivat maksaa ja käyttää verojen valmisteluun ja sähköiseen arkistointiin itse. Useimmat ohjelmistot ohjaavat veronmaksajaa tarvittavien lomakkeiden valmistelussa vaihe vaiheelta, ja veronmaksajan pyynnöstä ohjelma lähettää sähköiset verot asianomaisille verovirastoille.
Kun veronmaksajat lähettävät veronsa sähköisesti, he voivat usein valita, saavatko he suoraan veronpalautuksia tai maksavat veroja suoraveloituksen peruuttamisen avulla. Veromaksuja ei useinkaan tarvitse toimittaa samaan aikaan sähköisen hakemuksen jättämisen yhteydessä, elleivät verot eräänty välittömästi. Muussa tapauksessa veronmaksaja voi maksaa ja lähettää lomakkeet erikseen. Jos verot erääntyvät, veronmaksajien on hyödynnettävä sähköisessä muodossa, jotta maksut saadaan ajoissa ja vältetään seuraamukset.