Velkakirja on oikeudellinen asiakirja, ja vaikka se on suhteellisen yksinkertainen, sen kirjoittaminen on usein edelleen jotain taitavaa. Useimmissa tapauksissa liitetiedoissa on ilmoitettava asianosaisten nimet, lainan kokonaismäärä ja takaisinmaksuehdot. Kaikki turvallisuus, etu tai muut näkökohdat on myös nimettävä, ja asiakirjan on yleensä oltava molempien osapuolten allekirjoittama. Vaikka joitain ilmaisia malleja on saatavilla verkossa ja kirjoissa, on yleensä hyvä ainakin tutkia lainkäyttöalueesi säännöt ennen kuin oletat kirjoittamasi muistiinpanon sitovaksi.
Lainanantajan ja lainanottajan tunnistaminen on yleensä ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, kun istut alas kirjoittaaksesi velkakirjan. Listaa kunkin osapuolen täydellinen nimi ja päivämäärä – sekä tapahtuman päivämäärä että setelin laatimispäivä. Monissa asianajajien laatimissa asiakirjoissa käytetään arkaaista kieltä ja hienoja lauseita käännettäessä avaintoimijoita, mutta tätä ei yleensä vaadita. Niin kauan kuin tunnistat selvästi, kuka on mukana, yksinkertaisin kieli yleensä riittää.
Kun olet nimennyt osapuolet, kuvaile tapahtuma. Kirjoita ylös, kuka antoi mitä kenelle, ja kirjaa vaihdon ehdot. Tarkka summa ja väline – eli onko laina maksettava esimerkiksi käteisellä, sekillä tai todistetulla joukkovelkakirjalla – voi tuntua liian ilmeiseltä huomata, mutta se voi auttaa selventämään, mitä tapahtui ja miten. Yksi velkakirjojen kirjoittamisen tavoitteista on kuvata lainakaupan olemus siten, että ulkopuolinen tarkkailija tai tuomari voisi käyttää sitä luomaan tarkalleen, mitä tapahtui sopimuksen tekemisen yhteydessä.
Seuraava asia, joka on sisällytettävä, on takaisinmaksusuunnitelma. Jos lainanottaja aikoo maksaa rahat takaisin erissä, ilmoita kaikki maksupäivät. Myös maksujen vastaanottotapa on sisällytettävä. Tämä voi sisältää maksutyypin ja sijainnin.
Jotta voit kirjoittaa velkakirjan, joka on hyödyllinen maksamatta jättämisen tapauksessa, on ehdottoman tärkeää, että olet ensin määrittänyt ehdot. Ilman joitakin todisteita siitä, että osapuolet olisivat sopineet maksujen suorittamisesta ja vastaanottamisesta tietyllä tavalla, riidat jäävät usein pelkästään muisteluiksi. Taistelut siitä, kuka sanoi, ovat harvoin vakuuttavia oikeudessa.
Kaikki velat tulee myös sisällyttää velkakirjan kirjoittamisen yhteydessä. Se voidaan sisällyttää myös siihen, voiko lainanottaja nopeuttaa maksua liikaa tai maksamalla pääomalle, mikä yleensä pienentää korkomenoja ajan mittaan. Myös kaikki lainatakuut on tunnistettava.
Allekirjoitukset ovat yleensä kiinteä vaatimus mille tahansa siirtokelpoiselle instrumentille tai setelille, ja velkakirjat eivät ole poikkeus. Lainkäyttöalueesta riippuen voidaan vaatia myös todistajan allekirjoitus tai notaarin leima. Allekirjoitus merkitsee lähinnä tarkoitusta. Kun muistiinpanon yläosassa nimetyt osapuolet allekirjoittavat sen alareunassa, he todistavat lukeneensa ehdot, hyväksyvät ne ja ymmärtävät, että ne sitovat niitä.
Aina ei ole mahdollista kirjoittaa velkakirjaa, joka on lain mukaan täytäntöönpanokelpoinen, vaikka se sisältäisi kaikki nämä peruselementit. Riippuen siitä, missä asut ja kuinka paljon rahaa on vaakalaudalla, saattaa olla erityisiä huomioita tai lausekkeita, jotka on sisällytettävä. Viallinen vekseli ei mitenkään mitätöi lainaa, mutta se voi osoittautua hankalaksi, jos joku osapuolista ei täytä sopimustaan. Usein on hyvä kysyä neuvoa paikalliselta lakimieheltä jossain vaiheessa, kun lähdet kirjoittamaan velkakirjan, vaikka vain tiedoksi.