Lähetyksen mukana tulee keräysasiakirja, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot ja niihin liittyvät maksuvelvoitteet. Tällaiset asiakirjat sisältävät luettelon kaikesta lähetyksestä, tarvittaessa erityismuistiinpanoista ja erääntyneestä summasta. Tämä voi sisältää tuotteiden kustannukset sekä toimitus- ja käsittelymaksut. Ostajat ja myyjät voivat viitata tietueisiinsa vahvistaakseen, että ne vastaavat toisiaan maksuja lähettäessään ja muita toimintoja suorittaessaan. Ainutlaatuisten viitenumeroiden avulla he voivat kommunikoida kiistoista ja muista asioista.
Ostajat saavat lähetyksen mukana kopion keräysasiakirjasta. Se sisältää yleensä ostajan ja myyjän täydelliset yhteystiedot sekä lähetyksen sisällön. Jos myyjä joutui vaihtamaan tuotteita tai tilaamaan tuotteita jälkitoimitukseen, tämä voidaan merkitä asiakirjoihin. Laki voi vaatia muita tietoja, mukaan lukien maksuehdot. Monet yritykset käyttävät vakiolomakkeita varmistaakseen, että kaikki lain edellyttämät tiedot ovat saatavilla.
Asiakirjat kertovat ostajille, kuinka paljon rahaa on erääntynyt, ja antavat tietoa määräajasta ja siitä, mihin ne on toimitettava. Ne voivat myös toimia muodollisena todisteena omistajuuden siirtymisestä. Hyväksymällä lähetys- ja noutoasiakirjan ostaja sitoutuu myös maksamaan. Jos lähetyksessä on ongelmia, ostaja saattaa joutua tekemään vaatimuksen tietyn ajan kuluessa saadakseen korvauksen, kuten laskun alennus sen vuoksi, että lähetys ei ollut valmis.
Ostajien ja myyjien lisäksi muut osapuolet saattavat haluta nähdä tämän asiakirjan. Ostajien, jotka aikovat käyttää esimerkiksi luottorajaa maksamiseen, on ehkä toimitettava perintäasiakirja lähetyksen tapahtumisen todistamiseksi ja asiakirjat. Pankin näkökulmasta tämä voi olla tärkeää, jos ostaja yrittää myöhemmin kiistää maksun. Samoin vakuutusasiamiehet voivat pyytää kopioita, samoin kuin laivatarkastajat, jotka tarvitsevat asiakirjoja satamiensa kautta kulkevista asiakirjoista.
Tällaisia lomakkeita valmistetaan usein useina kappaleina, jotta myyjät voivat säilyttää kopionsa ja tarjota ostajille moninkertaisia asiakirjoja, toimittaa maksun ja tarvittaessa tehdä tarjouksia sääntelyvirastoille. Ostajien on varmistettava, että saamansa perintäasiakirjojen kopiot ovat tarkkoja ja täydellisiä ja sisältävät kaikki tarvittavat tiedot. Jos eroja ilmenee, he voivat ottaa asian esille myyjien kanssa. Tällaisten asiakirjojen säilyttämistä suositellaan todisteeksi tapahtumasta, jos omistus-, maksu-, verovelvollisuus- ja muista asioista on kiistoja.