Yritykset käyttävät usein kannattavuusindeksiä hankekustannusten ja hyötyjen välisen suhteen määrittämiseen. Tässä on yleinen suhde arvioidakseen kunkin tarkasteltavana olevan hankkeen kassavirtoja ja -virtoja. Rahavirtojen nykyarvo on välttämätön dollarin ja dollarin välisen vertailun luomiseksi. Pohjimmiltaan kannattavuusindeksillä on sama käyttö yrityksessä, vaikka sen soveltaminen moniin projekteihin on mahdollista. Se on yksi lisäväline hankkeiden taloudellisen tuoton ja houkuttelevuuden mittaamiseen.
Nykyarvon laskelmat ottavat tulevia dollarin määriä ja mukauttavat ne takaisin nykyarvoon nykyisellä ajanjaksolla. Kaava laskee yrityksen pääomakustannuksia; tämä luku edustaa ulkoisen velan tai oman pääoman korkoa. Nettonykyarvo on samanlainen, vaikka se voi vähentää tulevia kassavirtoja odotetuista kassavirroista. Kumpi menetelmä toimii parhaiten hankkeen arvioinnissa, on tyypillisesti hyvä, koska kannattavuusindeksin nykyarvo -osa on ratkaiseva. Rahoitusanalyytikot ja kirjanpitäjät voivat auttaa tämän kaavan valmistelussa käyttämällä dollari -arvioita.
Kun yritys tietää kunkin hankkeen vuotuiset odotetut kassavirrat, yritys kertoo kunkin summan siihen liittyvällä diskonttokerroimella. Nämä tekijät ovat helposti saatavilla yksinkertaisissa kaavioissa, joita monet talous- tai kirjanpitoalan työntekijät käyttävät. Kaikkien huomioon otettavien tulevien kassavirtojen kokonaismäärä edustaa odotettujen rahavirtojen nykyarvoa, joka on kannattavuusindeksin suhteen osoittaja. Hankkeen kustannukset ovat kokonaiskustannukset, joita tarvitaan juuri projektin aloittamiseen. Tämä luku on indeksikaavan nimittäjä.
Tulevien rahavirtojen nykyarvon jakaminen alkuinvestoinnilla palauttaa indeksiluvun. Kannattavuusindeksin osalta 1.0 on tyypillisesti perusluku uuden hankkeen hyväksymiselle taloudellisen houkuttelevuuden kannalta. Alla olevat luvut 1.0 osoittavat tyypillisesti tappiota, koska hankkeen kustannukset ovat odotettua suuremmat taloudelliset tuotot. Kun indeksiluku nousee yli 1.0, kunkin hankkeen taloudellinen vetovoima kasvaa. Siksi indeksin korkeimmat mahdolliset luvut ovat edullisempia.
Kannattavuusindeksi voi toimia sekä kustannussäästöhankkeiden että uusien rahaa tuottavien hankkeiden kanssa. Esimerkiksi yritys päättää ostaa koneen, joka lopulta alentaa käyttökustannuksia. Kustannussäästöjen houkuttelevuudesta voidaan päättää kannattavuusindeksin avulla. Uusien rahaa tuottavien hankkeiden houkuttelevuutta arvioidaan edellä kuvatulla tavalla, mikä on kenties yleisimpiä indeksin käyttötapoja.