Mikä on projektisalkun hallinta?

Toisin kuin perinteinen projektinhallinta, joka keskittyy vain yrityksen yksittäisiin hankkeisiin, projektisalkun hallinta (PPM) ottaa huomioon koko organisaation projektit. PPM on siksi yrityksen projektien hallittu analyysi ja koordinointi. Työkalujen, ohjelmistojen ja prosessien avulla PPM mahdollistaa usein resurssien kohdistamisen ja projektien optimaalisen sekvensoinnin. Se voi myös analysoida yrityksen suurinta tuottoa tunnistamalla ne hankkeet, jotka ovat merkityksellisimpiä. Viime kädessä projektisalkun hallinta voi sisältää kaikki organisaation liiketoimintatavoitteet ja vähentää päällekkäisten tai resursseja kuluttavien projektien esiintyvyyttä.

Projektisalkun hallinta (PPM) on yrityksen projektien koordinoitu analyysi ja valvonta. Vaikka monet liike -elämän ammattilaiset pitävät niitä tietotekniikan kannalta tärkeinä, useimmat teollisuudenalat voivat toteuttaa onnistuneesti PPM: n. Yritykset toteuttavat usein useita hankkeita samanaikaisesti, mikä voi rajoittaa resursseja, kuten rahaa, aikaa, ihmisiä ja kapasiteettia. Yksi todennäköinen projekti- ja salkunhallinnan tavoite on kohdistaa nämä resurssit auttaakseen yritystä saamaan suurimman voiton. PPM voi myös auttaa johtajia määrittämään ehdotettujen projektien optimaalisen yhdistelmän ja järjestyksen ottaen huomioon tosielämän tekijät.

Kun organisaatiot toteuttavat hankkeita, ne sitoutuvat usein huomattaviin investointeihin. Projektisalkun hallintaa verrataan joskus salkunhoitoon siinä mielessä, että molemmat vaativat sijoitusten valvontaa. PPM sallii johtajien usein optimoida, tasapainottaa ja jatkuvasti hienosäätää salkkujaan, jolloin saadaan parempi tuotto ja pienennetään kokonaisriskiä.

Erityiset työkalut, ohjelmistosovellukset ja prosessit muodostavat usein perustan projektisalkun hallintaan. Esimerkiksi haarautumissolmuilla varustettujen päätöspuiden käyttö voi tarkentaa jokaista mahdollista projektia suhteessa yksittäisen salkun budjettiin. Johtajat käyttävät siis todennäköisesti näitä tietoja päättäessään, mihin hankkeisiin on varaa ja mihin ei. Toinen työkalu voi rakentaa keskitetyn ympyränäkymän projekteista, jolloin epäterveelliset, vähäarvoiset tai päällekkäiset projektit siirretään ympyrän ulkopuolelle. Projektin johtoryhmän jäsenet voivat sitten laskea kaikkien hankkeiden arvioidun sijoitetun pääoman tuoton ja julkaista tilannekuvan salkun odotetusta suorituskyvystä arvioidakseen, mitkä hankkeet ovat mielekkäimpiä.

PPM: n tarjoamat erilaiset mittaukset ja strategiat voivat auttaa johtajia saavuttamaan tietyt liiketoimintatavoitteet. Esimerkiksi sen sijaan, että keskityttäisiin vain projektimarkkinointiin ja -kehitykseen, PPM -periaatteet sisältävät yleensä muita ratkaisevia tekijöitä, kuten rahoituksen, asiakkaiden kysynnän ja yrityksen resurssien kulutuksen. Siten investointipäätös ja prosessit projektin etenemiseksi voivat heijastaa hyötyjen ja kustannusten vertailua.

Toinen selkeä ominaisuus PPM: lle on sen kyky arvioida ja priorisoida hankkeita. Jokainen yrityksen valitsema projekti on usein arvioitava sen liikearvon ja politiikan noudattamisen kannalta. Kun yrityksen liiketoimintamahdollisuudet laajenevat, myös sen portfolio todennäköisesti kasvaa. Siten projektisalkun hallinta auttaa yrityksiä usein kieltäytymään resursseja kuluttavista tehtävistä ja hyväksymään ajan ja rahan kannalta järkeviä hankkeita.

Vaikka tieto kunkin hankkeen yksilöllisestä suorituskyvystä on tärkeää, jokaisen projektin vaikutus salkkuun itsessään on yhtä tärkeä. Projektipäällikkö siis todennäköisesti päättää, miten kukin hanke vaikuttaa salkun kokonaistulokseen, jos jokin hanke voi aiheuttaa kielteisiä vaikutuksia tuleviin hankkeisiin ja mitkä hankkeen salkut ovat riippuvaisia ​​muista. Työskentely tällä tasolla saattaa vaatia yhteenvedon avaintiedoista tietojen ylikuormituksen välttämiseksi. Projektisalkun hallinta voi siten tarjota yhteenvedon suorituskyvystä ja edistymisestä sekä arvioida arvioita todellisista kustannuksista.

Projektisalkun hallinnan prosesseja pidetään usein arvokkaina taloudellisten vaikeuksien aikana, mutta jotkut yritykset toteuttavat nämä strategiat jokapäiväisinä käytäntöinä. Ilman PPM: ää organisaatio voi kokea päällekkäisiä tai tarpeettomia hankkeita, hankkeita, jotka toimivat ristikkäistarkoituksessa tai jotka eivät ole linjassa liiketoimintastrategioiden kanssa. Tällaisia ​​sudenkuoppia esiintyy todennäköisesti, koska jokainen projekti voi näyttää hyvältä paperilla, mutta todelliset arvot eivät ehkä näy ennen kuin ne analysoidaan tulosperusteisilla työkaluilla.