Yksi kaikenkokoisten yritysten hyödyllisistä pankkipalveluista on lockbox -palvelu. Pohjimmiltaan lukituslaatikko on yksinkertaisesti postilaatikko, jonka pankkisi perustaa yrityksellesi ja jota pankki hallitsee. Sinulle annetaan lähetysosoite, jonka avulla asiakkaasi voivat lähettää maksun kaikista organisaatiosi lähettämistä laskuista suoraan lukituslaatikkoon. Pankki puolestaan avaa kaiken kirjeenvaihdon, tallettaa shekit tileillesi ja tarjoaa sinulle sähköisen pääsyn, jonka avulla voit nähdä päivittäisen toiminnan. Lyhyesti sanottuna pankistasi tulee keino, jolla keräät saamisia ja talletat ne käyttö-, palkka- tai muulle nimetylle yritystilillesi.
Lukituslaatikon kiinnittämisellä yrityksellesi on useita etuja. Yksi tärkeimmistä on turvallisuus. Yleensä lukituslaatikot on suojattu tavallisten turvatoimien lisäksi, jotka liittyvät postilaatikkoon. Kun maksu saavuttaa lukituslaatikkosi, sen todennäköisyys joutua vääriin käsiin on lähes olematon. Tämä voi antaa sinulle ja asiakaskunnallesi mukavuuden tunteen.
Toiseksi lukituslaatikkomenettely voi helpottaa maksujen kirjaamista kirjanpitojärjestelmään. Monet pankit voivat antaa yksityiskohtaisia tietoja talletuksista, mukaan lukien kuvat sekistä ja kaikki muut sekin mukana tulevat asiakirjat. Usein päivittäinen kuittierä voidaan ladata PDF -tiedostona ja käyttää sitä manuaaliseen syöttämiseen järjestelmään. Tämä menetelmä säästää kirjanpitotiimiäsi avaamasta postia ja lajittelemasta sekit ennen tietojen syöttämistä. Lisäksi se poistaa pankkitalletuksen valmistelun.
Voit kuitenkin säästää vielä enemmän aikaa riippuen käyttämästäsi kirjanpito -ohjelmistosta. Monet pankit voivat toimittaa rajatun raportin, joka voidaan tuoda suoraan joihinkin kirjanpito -ohjelmistojärjestelmiin. Jos sinulla on onni hankkia yhteensopiva ohjelmisto, maksujen kirjaaminen voi kestää hetken, vaikka maksuluettelo olisi satoja.
Kolmas etu lockbox -järjestelmälle on, että sinulla on varmuuskopio saamistasi. Jos ohjelmistotilijärjestelmässäsi tapahtuu jotain merkittävää ja menetät osan tai kaikki tiedot, lukituslaatikon toimintaa koskevat historiaraportit voivat auttaa sinua aloittamaan uudelleenrakentamisen. Tämä tarkoittaa, että voit päivittää asiakastilisi nopeasti ja aloittaa tulo- ja kuluraportoinnin uudelleenrakentamisen kuukausi kerrallaan.
Vaikka lukituslaatikko ei suorita mitään toimintoa, jota kirjanpitotiimisi ei voisi tehdä puolestasi, säästetyn ajan edut, varmuuskopiotietolähde ja parannettu turvallisuus tekevät lukitusjärjestelmästä erittäin houkuttelevan vaihtoehdon. Tarkista pankkisi tänään ja katso, mitä heillä on tarjottavana lukitusohjelman avulla.