Saatavilla on laaja valikoima työkaluja kulujen seurantaan, ja ihmisten on ehkä kokeiltava löytääkseen tarpeisiinsa sopivan menetelmän. Halukkuus kokeilla useita menetelmiä ja pääsy ohjelmistotyökalujen kokeiluversioihin on erittäin hyödyllinen. Ihmisten tulisi myös miettiä, miksi he seuraavat kulujaan, koska tämä voi auttaa heitä löytämään parhaan tavan hoitaa taloudellinen kirjanpitonsa. Esimerkiksi erityisesti veroja varten suunnitellut työkalut voivat toimia eri tavalla kuin ne, jotka on tarkoitettu auttamaan ihmisiä budjetoinnissa.
Ihmiset voivat seurata kuluja kirjanpito -ohjelmistolla, mukaan lukien erilaisia integroituja tuotteita, jotka voivat esimerkiksi hakea tietoja pankkitileiltä. He voivat myös hallita kulujaan manuaalisesti joko käyttämällä shekkikirjan tai tililokin merkintäkenttiä tai pitämällä kulukirjaa. Jotkut löytävät keskitien käyttämällä kulujen hallintaan työkalua, kuten tietokoneen laskentataulukkoa, jotta he voivat muokata ulkoasua ja kenttiä.
Kulujen seurantamenetelmää valittaessa kannattaa ottaa huomioon mm. Millaisia kuluja seurataan, miksi ja miten tietoja käytetään. Esimerkiksi kotitalouden ja yrityskulujen seuranta voi sisältää erilaisia tarpeita. Opiskelija saattaa seurata kuluja toimittaakseen kirjanpidon rahastoon korvausta varten, kun taas itsenäinen urakoitsija saattaa haluta seurata kuluja verovähennysten määrittämiseksi vuoden lopussa.
Yleensä on suositeltavaa seurata kuluja niiden syntyessä tai säännöllisin väliajoin, kuten viikoittain, eikä ajoittain taaksepäin ja joutua käsittelemään suuria tietomääriä. Ihmisille, joilla on ongelmia tämän kanssa, ohjelmisto, joka kommunikoi pankkitilien kanssa, voi olla hyödyllinen, koska kaikki näiden tilien taloudellinen toiminta tuodaan välittömästi ja ihmisiä kehotetaan syöttämään tietoja, kuten luokittelemaan tietty taloudellinen toiminta. Ihmisille, jotka tarvitsevat kuittien säilyttämistä, on tärkeää, että mukana on kuittien arkistointi- ja järjestämisjärjestelmä.
Kun ihmiset seuraavat kuluja tiettyä tarkoitusta varten, he saattavat haluta keskustella kirjanpitäjän kanssa vaihtoehdoistaan ja parhaasta tavasta seurata kulujaan. Tämä estää heitä joutumasta tekemään työtä uudelleen myöhemmin; Esimerkiksi verovähennykset on jaettu eri luokkiin, ja tietäen, mitä nämä luokat ovat ja mikä niihin sopii, ihmiset voivat luokitella kulut oikein ensimmäisellä kerralla. Samoin ihmisten, jotka seuraavat kuluja sopimuksen ehtojen täyttämiseksi, kuten vanhemmilleen tilivelvolliset opiskelijat tai työntekijät, jotka seuraavat työnantajan kuluja, tulisi keskustella toisen osapuolen kanssa siitä, minkä odotetaan kehittävän molempia osapuolia tyydyttävä järjestelmä. Muille voi olla lakisääteisiä vaatimuksia; esimerkiksi rahastoa hallinnoivan henkilön on täytettävä tiukat raportointi- ja arkistointivaatimukset, jotta voidaan selvittää, miten rahastoa käytetään.