Vaihtovelkakirjalaina tarkoittaa tyypillisesti yrityksen liikkeeseen laskemia joukkovelkakirjalainoja, jotka voidaan lopulta muuttaa osakkeiksi. Vaihdettavan velan kirjanpito on prosessi, jolla yritys kirjaa tapahtumat, jotka liittyvät tämän prosessin jokaiseen vaiheeseen. Asianmukainen kirjanpito on tarpeen sen varmistamiseksi, että yritys kuvastaa tarkasti yrityksen arvon muutosta ja muutoksia tämän prosessin aikana. Parhaita vinkkejä vaihtovelkakirjojen kirjanpitoon ovat tarkan kirjanpidon ylläpitäminen ja oikeiden alkuperäisten tapahtumien kirjaaminen, vaihtovelkakirjalainan määrien ja syiden paljastaminen sekä kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten noudattaminen. Näiden vaiheiden pitäisi auttaa yritystä säilyttämään tarkkuutensa ja eheytensä markkinoilla.
Julkinen yhtiö on ehkä yleisin yhteisö, joka laskee liikkeeseen vaihtovelkakirjalainoja, vaikka läheisesti pidetyt organisaatiot voivat tehdä niin. Vaihtovelkakirjalainan avulla yrityksen on luotava erityiset tiedot, jotka kuvaavat vaihtovelkakirjalainojen käyttöä sijoittajien kanssa. Kirjanpitäjien on käsiteltävä näitä tietoja asianmukaisesti, koska muut sijoitetut sidosryhmät ovat varmasti kiinnostuneita vaihdettavasta velasta. Lainojen liikkeeseenlaskuhetkellä kirjatut tarkat, pätevät ja olennaiset tiedot ovat myös tärkeitä. Näiden tietojen on oltava paikkansapitäviä kaikille osapuolille, mukaan lukien ulkopuoliset tarkastajat, jotka epäilemättä tarkastavat liiketoimen myöhemmin.
Taloudelliset tiedot ovat pieniä lausuntoja, jotka tehdään yrityksen tilinpäätöksestä ja joissa esitetään tiettyjä tilinpäätöksen kohtia. Vaihtovelkakirjojen kirjanpito saattaa tarvita julkistettavia tietoja vaihtovelkakirjalainan käytöstä ja siitä, miten yritys käyttää tuottoa. Yritys voi esimerkiksi laskea vaihtovelkakirjalainaa aloittaakseen uuden toiminnan, kuten laitteiden ostamisen ja käyttöönoton. Joukkovelkakirjojen vaihtopäivä ja velkaa korvaava osaketyyppi ovat myös tärkeitä huomautuksia. Muut huomautukset ja tiedot voivat olla tarpeen, jotta kaikille sidosryhmille tiedotetaan asianmukaisesti yhtiön nykyisestä ja tulevasta taloudellisesta asemasta markkinaympäristössä.
Yrityksille, jotka laskevat liikkeeseen joukkovelkakirjoja, osakkeita ja vaihtovelkakirjalainoja, on olemassa monia erilaisia ulkoisia lakeja ja määräyksiä. Kaikkien sovellettavien lakien noudattamatta jättäminen voi johtaa sakkoihin tai oikeudellisiin syytteisiin yritystä vastaan. Kun näin tapahtuu, yrityksen maine voi kärsiä vakavasti kuluttajien ja muiden yritysten kanssa. Valtion virastot voivat myös rajoittaa yritystä tulevasta rahoitustoiminnasta, johon liittyy velkaa tai muunlaisia vaihtovelkakirjalainoja. Osakkeenomistajat voivat esimerkiksi aiheuttaa ongelmia ulkopuolisten virastojen kanssa, jos osakkeenomistajat alkavat kertoa yrityksen sopimattomista toimista.