Organisaatiokaavio voidaan luoda muille yksiköille kuin yrityksille, ja se on monesti sisällytetty käsikirjoihin, liiketoimintasuunnitelmiin ja muuhun visualisoidakseen komentoketjua, joka tunnetaan myös nimellä hierarkiat. Jossain vaiheessa organisaatiokaaviot luotiin käsin, mutta tekniikan kehityksen myötä on yleisintä, että ne tehdään tietokoneohjelmien avulla. Koska tämäntyyppisten kaavioiden luomiseen on saatavilla niin paljon tietokoneohjelmia, huomaat, että tarkka luomisprosessi vaihtelee ohjelmasta toiseen. Vaikka prosessi on erilainen, on olemassa muutamia vinkkejä, joiden avulla voit luoda tehokkaan ja helposti ymmärrettävän organisaatiokaavion.
Organisaatiokaaviota luotaessa on hyödyllistä, jos ajattelet kaaviota ylösalaisin olevana puuna ja muistat lukea sen ylhäältä alas. Kaavion yläosa sisältää entiteettisi korkeimmat henkilöt. Alla ovat sivukonttorin näköiset entiteettisi alaiset. Kukin kaavion haara näyttää, ketkä raportoivat kenelle ja miten henkilöt ovat yhteydessä. Se riippuu entiteettisi tarkasta koosta kaavion koosta.
Jos yritykselläsi on suuri määrä osastoja, joilla on useita muunnelmia, huomaat, että kaaviosi luominen on vaikeampaa. Voit päättää nimien tai nimikkeiden sijoittamisesta kaavioon. Jotkut ihmiset haluavat sisällyttää molemmat, kun taas toiset haluavat sisällyttää vain osastojen nimikkeitä ja sitten luettelon kyseisen osaston henkilöistä. Jos haluat kaavion, joka helpottaa suoritusperusteisten arviointien tekemistä eri henkilöille, sinun tulee sisällyttää tiettyjen ihmisten nimet. Ylempi johto haluaa yleensä tarkastella kaavioita, joissa näkyy tiettyjä nimiä.
Aina kun kaaviossa on henkilö, jolla on useampi kuin yksi suhde toiseen jäseneen, varmista, että liität suhteet katkoviivoihin, ei yhtenäisiin viivoihin. Jos haluat lisätä elämäkertoja joihinkin kaavion jäseniin, useimmat organisaatiokaavioiden tekemiseen käytetyt tietokoneohjelmat mahdollistavat hyperlinkin lisäämisen kaavion jäsenen ruutuun. Henkilöt, jotka katsovat kaaviota tietokoneella, jolla on Internet -yhteys, voivat napsauttaa hyperlinkkiä ja siirtyä henkilön bion verkkosivustolle.
Usein on hyödyllistä luoda avoin organisaatiokaavio. Tämän tyypin avulla voit käyttää sitä suunnittelutarkoituksiin. Jos sinulla on tärkeitä tehtäviä jaettavaksi entiteettien jäsenille, avoimet kaaviot tekevät tehtävästä yksinkertaisemman, koska tehtävät voidaan jakaa yksilöille heidän hierarkiasijoituksensa perusteella.