Voit kirjoittaa apurahaehdotuksen määrittämällä rahoittajan suuntaviivat ja prioriteetit ja valmistelemalla vastauksena selostuksen organisaatiostasi ja ohjelmistasi. Joillakin rahoittajilla on erityinen apurahapyyntömuoto, kun taas toiset antavat hakijoille mahdollisuuden käyttää mitä tahansa järkevää muotoa, jossa tärkeimmät tiedot esitetään. Perinteisesti hakijat laativat apurahaehdotukset raporttimuodossa ja toimittivat ne paperiversiona rahoittajalle. Internetin yleistyessä monet rahoittajat ovat siirtymässä sähköiseen hakuprosessiin, jonka avulla hakijat voivat lähettää hakemuksensa verkossa.
Ei ole olemassa yhtä yleistä tapaa kirjoittaa apurahaehdotus. Sen sijaan on luettelo selostusaiheista, joita hakijoiden odotetaan käsittelevän muodosta riippumatta. Jokainen apurahaehdotus on mukautettava rahoittajan eritelmien ja prioriteettien mukaan. Hakija toimittaa hakemuksen täyttämiseen tarvittavat tiedot vakiokerronnan aiheista. Jos teet mallin apurahaehdotuksen organisaatiollesi käyttämällä vakioaiheita, saat tarvittavat tiedot kertoman mukauttamiseen mihin tahansa ehdotusmuotoon.
Muotojen erot ovat saaneet voittoa tavoittelemattomat kauppajärjestöt suunnittelemaan malliehdotuksen, joka tunnetaan nimellä yhteinen sovellus. Monet yksityiset säätiöt, jotka eivät ole siirtyneet sähköiseen hakemukseen, antavat voittoa tavoittelemattomille järjestöille mahdollisuuden lähettää apurahahakemuksia käyttämällä yhteistä hakemusta. Paras tapa oppia kirjoittamaan apurahaehdotus on käyttää yleistä hakemusmuotoa, koska se edustaa alan arviota ihanteellisesta tiedon esittämisestä.
Yhteistä hakulomaketta käyttävässä apurahaehdotuksessa on kansilehti ja kolme pääosiota. Kansilehti sisältää perustiedot, kuten yhteystiedot, apurahapyynnön summan, hankkeen nimen ja verovapauden vahvistuksen. Osa yksi on ehdotuksen yhteenveto. Tässä osiossa esitellään pyyntösi pähkinänkuoressa, eikä se saa olla pidempi kuin muutama kappale.
Yhteisen sovelluksen toinen osa on kerronta. Tämä on tietojen pääasiallinen esitys, mutta sen pituus saa olla enintään viisi sivua. Kertomus sisältää organisaation taustan ja esittelee rahoitushakemuksen, joka voi olla yleiseen toimintatukeen tai tiettyyn ohjelmaan. Jos pyyntö koskee ohjelmatukea, odotetaan kuvausta ohjelman tarpeesta ja sen toiminnallisesta suunnittelusta.
Arviointiosio on tarinan viimeinen osa. Tässä esität suunnitelman ohjelman tehokkuuden vahvistamiseksi. Selostuksen jälkeen ehdotuksen viimeinen osa on liiteosio. Tässä osiossa esittelet ohjelman ja organisaation budjetit sekä sarjan vakioliitteitä, joita useimmat rahoittajat odottavat näkevänsä. Jos laadit rahoitushakemuksellesi täydellisen yhteisen hakemuksen, voit laatia siitä hakemuksen missä tahansa muodossa.