Kirjoittaessaan apulaispäällikön saatekirjettä hakijan tulee käyttää yhtä sivua osoittaakseen toimistokykynsä, kiinnittäen huomiota yksityiskohtiin ja antamalla erityisiä esimerkkejä näiden taitojen käytöstä aiemmassa työympäristössä. Nämä tavoitteet voidaan saavuttaa luomalla ainutlaatuinen kirjelomake sekä saatekirjeelle että ansioluettelolle ja oikolukemalla lähetykset varmistaaksesi, että niissä ei ole kieli- ja kirjoitusvirheitä. Kirje voidaan osoittaa henkilöstöosaston johtajalle tai haastatteluja tekevälle henkilölle, ja siinä voidaan pyytää aika ja paikka, jossa hakija voi tavata keskustellakseen edelleen tavoista, joilla hänen taitonsa voivat hyödyttää vuokrausyritystä.
Johtavan avustajan tehtäviin kuuluu tyypillisesti arkistointi, faksaus, puhelimiin vastaaminen ja toimistotyöt. Tämäntyyppinen asema helpottaa yrityksen tai suuryrityksen ylimmän johdon tarpeita. Yritysten varapresidentit, johtajat ja talousvastaavat käyttävät yleensä tämän tyyppistä avustajaa. Jotkut tehtävät voivat vaatia, että johtaja -avustaja huolehtii myös johtajan pienistä henkilökohtaisista asioista, kuten ruokailuvarausten ajoittamisesta, asiakkaiden noutamisesta ja catering -liiketoiminnan lounaista.
Kun haet tällaista tehtävää, apulaispäällikön saatekirje tulisi yleensä rajoittaa yhteen sivuun. Kirjeen tarkoituksena on toimia johdantona vuokrauspäällikölle ja mahdollisesti johtajalle, jolle asema vastaa. Yksityiskohtaiset tiedot, kuten aiempi työsuhde, entisissä työpaikoissa oleskelun kesto ja koulutustausta, voidaan luetella oheisessa ansioluettelossa, joka voi olla tarpeen mukaan kaksi sivua tai enemmän.
Ansioluettelo ja apulaispäällikön saatekirje voidaan suunnitella täydentämään toisiaan tyylillä. Hakija voi käyttää yksinkertaisia tekstinkäsittelyohjelmistoja kirjelomakkeen luomiseen, joka sisältää hänen nimensä, osoitteensa, puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoitteensa. Tämä kirjelomake voidaan tulostaa sekä ansioluettelon että kirjeen yläosaan yhtenäisen ilmeen luomiseksi, joka osoittaa myös hakijan tietokoneosaamisen ja yksityiskohtien huomion.
Johtajan avustajan saatekirjeen tulee olla täsmällinen ja ytimekäs osoitteessa, sisällössä ja tervehdyksessä. Kirje voi alkaa kääntymällä palkkauspäällikön puoleen erityisesti, jos nämä tiedot ovat saatavilla, kuten “Arvoisa herra Gomez”, tai yrityksen henkilöstöosastolle, jos nimeä ei anneta. Tarpeettoman pituuden ja sanamuodon välttämiseksi yksisivuinen kirje koostuu yleensä neljästä viiteen kappaleeseen, joista jokainen sisältää kolme tai viisi virkettä. Viimeisessä kappaleessa hakija voi pyytää järjestämään tietyn kokouksen ajan ja paikan, jossa hänen lisäpätevyydestään voidaan keskustella haastattelussa. Tämäntyyppisten tehtävien luonne vaatii poikkeuksellisia toimistotaitoja, ja hakijan tulee oikaista kirje useita kertoja varmistaakseen, ettei kielioppi- tai kirjoitusvirheitä ole.
Hakijan voi olla hyödyllistä käyttää apulaispäällikön saatekirjettä tilaisuutena esittää esimerkki työkyvystään. Esimerkkinä pitäisi olla erityinen tapaus, jossa hakija käytti taitoja, jotka liittyvät uuteen työhön, johon hän hakee. Jos esimerkiksi uusiin työpätevyyksiin sisältyy tietyn tyyppisen tietokoneohjelman tuntemus, hakija voi lisätä esimerkin siitä, miten hän käytti tämän tyyppistä ohjelmaa esityksen tai raporttisarjan täyttämiseen edellisen työnantajansa puolesta. Hakija voi myös luetella palkinnot ja mahdolliset erityiset tunnustukset, jotka hän on saanut aiemmista työkokemuksistaan liittyen hänen kykyihinsä ja taitoihinsa.