Faksi on lyhennetty slängisana sanalle “faksi”. Se on asiakirja, jonka faksi lähettää puhelinlinjoja pitkin. Koska faksimuoto pakkaa tietoja, faksin kansilehden tulee olla tekstillinen, selkeästi ja ytimekkäästi kirjoitettu ja sisältää faksin tärkeimmät perustiedot. Voit käyttää tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmaa luodaksesi mukautetun faksin kansilehden tai hyödyntää lukuisia Internetissä saatavia malleja.
Faksi skannataan faksilaitteesi kautta ja lähetetään kirjeenvaihtajan faksilaitteeseen. Voit esimerkiksi lähettää faksin suurelle yritykselle, jossa useat työntekijät käyttävät todennäköisesti samaa faksilaitosta toimistossa. Faksin kansilehti on siksi erittäin tärkeä yksityiskohtaisesti faksin vastaanottavan henkilön ja faksin sisällön yhteenvedossa. Tämä varmistaa, että faksi jaetaan asianomaiselle osapuolelle vastaanottopäässä.
Kuka tahansa voi piirtää käsin kirjoitetun muistiinpanon paperiarkille ja lähettää sen faksin kansilehtenä. Ammattimaisen näköinen faksin kansilehti käyttää kuitenkin kirjoituskoneella tai tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmalla siistiä ja järjestettyä kansilehteä. Tietojen tulee olla lyhyitä ja täsmällisiä, ja niissä on vähän tai ei lainkaan kuvia tai vieraita grafiikoita, jotka viivästyttävät lähetysaikaa. Saatekirjeen yläosassa Lähettäjä -kohdassa on yleensä lähettäjän tiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja faksinumero. Nämä tiedot näyttävät paljon kuin palautusosoite kirjekuoressa, pinottu lähettäjän nimi ensimmäisellä rivillä, osoite toisella ja kolmannella rivillä ja niin edelleen.
Lähettäjätietojen alapuolella on tiedot, jotka näyttävät faksin vastaanottajan tiedot, yleensä luettelossa Vastaanottaja tai Vastaanottaja. Lähettäjätietojen tapaan “Vastaanottajan” tietojen tulee sisältää vastaanottajan koko nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumero sekä kaikki muut asiaankuuluvat yhteystiedot. On tärkeää sisällyttää vastaanottajan koko nimi ja, jos mahdollista, muut tunnistetiedot, kuten toimisto -osasto tai laajennus. Tämä välttää sekaannukset vastaanottajien kannalta, jos yrityksellä on esimerkiksi kolme John Brownia, jotka työskentelevät samassa toimistossa. Toimisto -osaston ja muiden tunnistetietojen lisääminen auttaa toimistoa määrittämään vastaanottajan tarkemmin ja auttaa varmistamaan, että oikea henkilö vastaanottaa faksin viipymättä.
Lopuksi faksin saatekirjeen on sisällettävä hyvin lyhyt yhteenveto faksin rungossa olevista olennaisista tiedoista. Jos faksi sisältää tietoja ruohonleikkurin huolto -osien sähköisestä tilauksesta, faksin saatekirjeessä on mainittava se ytimekkäästi faksin tarkoituksessa ja yleiset tiedot. Useimmissa faksin kansilehdissä ja malleissa on tilaa näille tiedoille kohdassa “Tiedot” tai “Viesti”. Tämän osan tiedot rajoittuvat yleensä yhteen tai kahteen lauseeseen, ja niiden tulee olla mahdollisimman ytimekkäitä.
Kun faksin kansilehti on kirjoitettu, tulosta arkki tietokoneen tulostimella. Faksiarkit korreloivat sitten faksin kansilehden kanssa. Kun on aika lähettää faksi, lähetä ensin faksin saatekirje ja yksityiskohtaiset faksilomakkeet kansilehden jälkeen järjestyksessä.