Häätökirjeen kirjoittaminen on suurelta osin asia, jonka mukaan vuokralaisille tiedotetaan laista omien oikeuksiensa turvaamiseksi. Karkotuskirjeen tulisi sisältää kaikki olennaiset tiedot ja vain nämä tiedot. On ehdottoman välttämätöntä sisällyttää päivämäärä, jolloin vuokralaisen on luovutettava lähtöpaikasta, syy häätöön ja viittaus asiaankuuluviin lakeihin, jotka määräävät, kuinka kauan vuokralaisella on oikeus oleskella. Joissakin maissa laki ei suojaa vuokralaisia, eikä häätökirje ole tarpeen. Jos vuokralaisilla on oikeuksia, paikalliset lakiasiaintoimistot voivat yleensä antaa neuvoja häätökirjeen laatimisesta.
Aluksi sinun on kirjoitettava nimi ja päivämäärä kirjeeseen. On myös tärkeää puhua vuokralaisille nimen mukaan. Epävirallisia tervehdyksiä ei tarvitse sisällyttää häätökirjeeseen.
Ensinnäkin kirjeen tulee sisältää tietoja siitä, miksi vuokralaiset häädetään. Jos vuokralaiset häädetään esimerkiksi vuokrasopimuksen rikkomisen vuoksi, on tärkeää varmistaa, että kirjaat kirjeessä selkeästi rikkomuksen. On muistettava tarkka paikka vuokrasopimuksessa, josta nämä tiedot löytyvät. Jos vuokralaiset häädetään vuokran maksamatta jättämisestä, on ilmoitettava, kuinka kauan vuokraa ei ole maksettu.
Seuraavaksi häätökirjeessä pyydetään vuokralaisia vapauttamaan tilat tietyn päivän kuluessa. Tarvittavat päivät koskevat lait löytyvät paikallisesta oikeustalosta tai jopa kirjastosta. Näihin lakeihin viittaaminen tekee kirjeestä virallisemman ja varmistaa, että vuokralainen ymmärtää tilanteen vakavuuden. Jos myös muita toimenpiteitä on tehtävä, kuten talon siivoaminen tai kasvien poistaminen, ne on lueteltava myös tässä osiossa.
Saattaa olla hyvä idea sisällyttää kirjeeseen varoitus siitä, mitä tapahtuu, jos vuokralainen ei lähde. Jos joku aikoo soittaa esimerkiksi poliisille, se on mainittava kirjeessä. Tämä ei ole lain mukaan välttämätöntä, mutta se voi olla suositeltavaa, koska se saattaa estää vuokralaista vastustamasta häätöä.
Kirjeen tulee päättyä muodolliseen valeditiikkaan ja henkilön nimeen. Koko kirje on kirjoitettava, mutta se on myös allekirjoitettava käsin. Käyttämällä kirjeessä ammattimaista fonttia ja paikallaan olevaa yritystä se näyttää viralliselta. Pohjimmiltaan häätöilmoitusta on kohdeltava kuten mitä tahansa ammattiasiakirjaa ja sen on edustettava sitä lähettävää yritystä.
Kirjeen kirjoittamisen jälkeen on otettava kopio muistiin ja toimitettava kirje käsin vuokralaisille. Vuokranantajan ei tarvitse toimittaa kirjettä henkilökohtaisesti, mutta on tärkeää, että vuokralaiset eivät voi väittää, etteivät he ole koskaan saaneet kirjettä. Jos vuokralaiset jättävät kirjeen huomiotta, tehty kopio on tärkeä häätöä koskevissa oikeudenkäynneissä. Mahdollisuus, että asiakirjaa voidaan käyttää oikeudenkäynneissä, tekee erityisen tärkeäksi käyttää virallista kieltä kirjeessä, eikä siinä ole uhkauksia, kohtuutonta kieltä tai todisteita henkilökohtaisista ristiriidoista.