Korkeakoulun saatekirjeen kirjoittaminen tulee tehdä harkiten ja huolellisesti. Sen lisäksi, että sen on oltava kirjoitusvirheetön, ja siinä on oikea kielioppi, välimerkit ja lauserakenne, myös korkeakouluhakemuksen saatekirje on kirjoitettava laitoksesta eikä sinusta. Ensi silmäyksellä tämä voi tuntua epätodelliselta, koska akateemiset laitokset edellyttävät hakijoilta riittävää tietoa päättääkseen, sopivatko he tarjoamiinsa ohjelmiin. Mutta se on se pointti; Kun kirjoitat korkeakoulun saatekirjettä, sinun on korostettava sitä, miten sinä, taitosi ja saavutuksesi sopivat tiettyyn oppilaitokseen, johon haet.
Muista, että on erittäin todennäköistä, että pääsyosasto lukee hakemuslomakkeen ennen kirjettäsi. Yliopistosi saatekirjeen on saatava lukija vakuuttumaan siitä, että sovit hyvin siihen, mitä olet hakenut opiskelemaan kyseisessä koulussa. Akateemiset saatekirjeet muistuttavat palkkatyötä, koska niiden on vastattava organisaation vaatimuksiin ja siihen, miten hakija täyttää tai jopa ylittää ne.
On helpompi ymmärtää, kuinka tärkeää on näyttää, miten vastaat laitoksen tarpeita, jos asetat itsesi korkeakouluun tai yritykseen. Usein heillä on paljon enemmän hakemuksia kuin avoimia työpaikkoja. Koska on laitonta olla syrjivä, kun valitaan työntekijöitä töihin tai opiskelijoita ohjelmiin, on keskityttävä taitoihin ja ansioihin; toisin sanoen, mitkä hakijat näyttävät parhaiten sopivan organisaatioon.
Sinun pitäisi esitellä asiaankuuluvat akateemiset saavutuksesi ja kaikki muu, joka vastaa koulun ohjelmia, politiikkaa ja filosofiaa. Mainitse ehdottomasti oppilaitoksen saatekirjeessä tarkalleen, miten taustasi, taitosi ja tavoitteesi sopivat tiettyyn kouluun sekä ohjelmaan, johon haet. Mainitse palkintojen lisäksi myös vapaaehtoistyökokemus, varsinkin jos koulun filosofia omaksuu sen. Sinun tehtäväsi on näyttää lukijalle, miten olet ihanteellinen oppilaitokselle ja ohjelmalle. Älä kuitenkaan tee hakemuksestasi enempää kuin kaksi sivua.
Ellei sinua neuvota toisin, kirjoita aina yliopiston saatekirje sen sijaan, että kirjoittaisit sen käsin. Liitä lukijan nimi, jos mahdollista, sekä laitos, yliopiston osoite ja päivämäärä. Aloita tervehdyksen, kuten “Arvoisa rouva Jones”, jälkeen yhteenveto, kuten “Nykyisessä Smith College -kalenterissasi luetellut ohjelmavaatimukset vastaavat täysin pätevyyttäni ja tavoitteitani”, ennen kuin esität syyt. Mainitse tietyt testituloksesi, jos ne ovat erityisen korkeita, mutta muista mainita jollakin tavalla, että olet täyttänyt kaikki vaatimukset, joita sinulla on oltava.