Korvauskirje, joka tunnetaan myös nimellä korvauskirje, on asiakirja, jossa viitataan kahden osapuolen väliseen erityiseen taloudelliseen tilanteeseen ja jossa todetaan, että jommankumman osapuolen on saatava korvaus kokonaisuudessaan tai osittain osa rahoitustapahtumaa. Kirjeen todellinen sisältö voi olla hieman epävirallinen tai se voi olla hyvin yksityiskohtainen ja muodollinen tapahtumaa koskevista olosuhteista riippuen. Kirjeen tekstissä on ydinluettelo käsiteltävistä kohteista, mukaan lukien kyseisten tapahtumien tunnistetietojen antaminen, pyydettyjen hyvitysten määrä ja hyväksyttävät maksutavat.
Useimpien korvauskirjeiden yhteydessä ensimmäinen tehtävä on tunnistaa korvauksen syy. Jos esimerkiksi terveysklubin jäsen on tehnyt tarjouksen vuoden jäsenyydestä ja hänen on muutettava työhönsä saman vuoden ensimmäisen neljänneksen loppua kohden, hän voi ilmoittaa klubille tästä statuksen muutoksesta. Jos oletetaan, että jäsenyyden ehdot mahdollistavat jäsenmaksun osittaisen palauttamisen jäsenen muuton vuoksi, näiden tietojen toimittaminen auttaa huomaamaan, että tämä erityistilanne on katettu ja eräänlainen korvaus on maksettava.
Korvauskirjeessä on ilmoitettava pyynnön syiden lisäksi myös arvioitu korvauksen määrä. Tämä antaa vastaanottajalle mahdollisuuden tarkistaa luvut uudelleen ja määrittää, onko summa oikea. Jos oletetaan, että molemmat osapuolet tulkitsevat tarkasti keskenään tehdyn sopimuksen määräyksiä, tämä kohteliaisuus yksinkertaisesti välittää ymmärryksen siitä, että kaikilla osapuolilla on samanlaiset odotukset.
Korvauskirjeen kolmas keskeinen osa on tunnistaa hyväksyttävät menetelmät, joilla korvaus voidaan tarjota pyynnön esittäneelle osapuolelle. Lähettäjä voi pyytää maksua sekillä, luottokorttitilille myönnetyllä luotolla tai sähköisellä varojen siirrolla pankkitililleen. Tämä auttaa usein nopeuttamaan maksua, koska lisäviestintää ei tarvitse lähettää maksun käsittelyn määrittämiseksi.
Kun korvauskirje on lähetetty ja vastaanotettu, monet yritykset vastaavat pyyntöön ja vahvistavat, milloin korvaus maksetaan. Yleensä korvauksen määrä merkitään vastaukseen, jolloin on mahdollista tietää tarkasti, kuinka paljon se palautetaan sekillä, luotolla tai varojen siirrolla. Olettaen, että pyydetty summa ja hyväksytty summa ovat samat, liiketoimi katsotaan päätökseksi, kun maksu on jätetty tarjoukseen.