On olemassa pari eri tapaa lähestyä kyselylomakkeen saatekirjettä, mutta melkein kaikissa tapauksissa haluat sisällyttää projektin esittelyn, miksi pyydät tietoja ja lyhyen yhteenvedon siitä, mitä aiot tehdä kerätyt tiedot; se on myös yleensä hyvä idea antaa jokin syy tai selitys, joka voi kannustaa ihmisiä jatkamaan läpi ja vastaamaan kaikkiin kysymyksiin. Ohjeiden ja mahdollisten erityisohjeiden sisällyttäminen on myös yleensä hyvä idea, ja puhelinnumeron tai osoitteen antaminen, josta ihmiset voivat ottaa yhteyttä lisätietoja varten, voi myös olla hyödyllinen. Kirjeen yleinen muoto voi olla muodollinen tai satunnainen yleisöstä ja aiheesta riippuen, vaikka monet ihmiset valitsevat enemmän liikekirjeen. Tämä voi auttaa pakettia näyttämään viralliselta ja samalla antaa luottamusta ja ammattimaisuutta koko hankkeeseen.
Ymmärrä kirjeen tarkoitus
Usein on hyvä miettiä hetki kyselylomakettasi ja sen tavoitteita ennen kuin istut alas kirjoittamaan saatekirjeesi. Sinun kannattaa miettiä, miksi lähetät kysymykset, ja kuka niitä saa. Jos kaikki, jotka saavat kyselylomakkeen, odottavat sitä, voit olettaa hieman enemmän perehtyneisyyttä kuin olisi sopivaa vastaanottajille, jotka ovat enemmän tai vähemmän satunnaisia tai jotka eivät välttämättä tunne sinua, yritystäsi tai projektiasi kaikki.
Määritä perustiedot
Kun olet miettinyt yleisöä ja sitä, miten vastaanottajat todennäköisesti näkevät materiaalit, on aika aloittaa. Useimmat kirjeen kirjoittajat alkavat hyvin perustiedoista, mukaan lukien päivämäärä, nimesi ja osoitteesi sekä kyselyn tilaavan yrityksen yhteystiedot. Jotkut yritykset kirjoittavat omat kyselylomakkeensa, jolloin tämä voidaan tietysti ohittaa; jos kysely on kuitenkin tehty, näiden tietojen esittely on yleensä tärkeää heti alussa. p>
Kuvaa projekti
Yleensä on hyvä käyttää ensimmäistä kappaletta esittelemään itsesi ja käyttöönottoyritys. Sisällytä yksityiskohdat filosofiasta ja tulevaisuudennäkymistä, jotta vastaanottaja voi tutustua yrityksen tavoitteisiin ja projektin laajuuteen. Esitä sitten seuraavassa kappaleessa itse kyselylomake. Käytä tilaa selittääksesi tavoitteet ja miksi se on otettu käyttöön. Jos yritys haluaa kehittää uusia tuotteita, saada palautetta tai kehittää käytäntöjä, kerro siitä vastaajalle. On myös tärkeää keskustella siitä, miten vastauksia käytetään ja pidetäänkö ne luottamuksellisina.
Anna ohjeet
Kolmannessa kappaleessa on oltava tiedot kyselylomakkeen täyttämisestä ja mahdolliset asiaankuuluvat ohjeet. Tämä sisältää mahdolliset vastausaikarajat, kyselylomakkeen palautustapa ja kyselylomakkeen luonne. Jos koko kyselylomake tai osa siitä on verkossa, sinun on varmistettava, että annat oikean verkko -osoitteen ja tarvittavat salasanat tai käyttäjäkoodit.
Haluat todennäköisesti myös käyttää muutaman lauseen keskustellaksesi etsimistäsi vastauksista ja siitä, mitä vastaanottajat voivat tehdä, jos he haluavat antaa lisätietoja tai palautetta. Voit selittää, onko kysely esimerkiksi monivalintakysymys tai jos se vaatii yksityiskohtaisia vastauksia. Jossain vaiheessa on myös yleensä tarpeen todeta, että kyselyn palauttaminen toimii suostumuksena annettujen tietojen käyttöön.
Ilmaise arvostusta
On tavallista käyttää viimeistä kappaletta ilmaistaksesi arvostavasi vastaanottajan vastausta. Yleensä on hyvä tunnustaa aika, jonka vastaaja käyttää kyselylomakkeen täyttämiseen ja palauttamiseen, ja jos täytettyihin lähetyksiin liittyy palkintoja tai piirustuksia, tämä voi olla hyvä aika kertoa vastaajille.
Useimmat ihmiset päättävät kyselylomakkeen saatekirjeen päättämällä, kuten “Ystävällisin terveisin”, ja sinun tulee yleensä toistaa nimesi ja tehtäväsi täällä. Kun olet valmis, tarkista asiakirja kirjoitus- ja kielioppivirheiden varalta, lue se uudelleen ja valmistaudu jakeluun.