Luopumispyynnön kirjoittaminen voi riippua siitä, että teet useita eri asioita, kuten saatekirjeen, pyyntölomakkeen täyttämisen ja tarvittavien asiakirjojen merkitsemisen muistiin. Vapautuksen olosuhteista ja asianomaisesta virastosta riippuen vaatimukset voivat olla hieman erilaiset eri tilanteissa. Lähes kaikissa tapauksissa sinun on annettava selitys siitä, miksi luopumista tarvitaan. Muista myös huomioida mahdolliset määräajat kirjoittaessasi luopumispyyntöä.
Jos täytät esipainetun lomakkeen, luopumispyynnön kirjoittaminen on itsestään selvää. Seuraa vain kehotteita ja täytä kentät parhaan kykysi mukaan ja varmista, että lisäät kaikki tarvittavat tiedot tarvittaessa. Joissakin tapauksissa lomake voi olla kaikki mitä sinun on täytettävä. Muissa tapauksissa saatat joutua lähettämään myös tavallisen kirjeen. Tämä kirje on harkittu ja loogisesti järjestetty.
Riippumatta siitä, minkä tyyppistä kirjettä tai kertomusta kirjoitat, varmista, että ilmoitat pyynnön selkeästi heti alussa. Jos kirjoitat muistio- tai sähköpostiviestimuotoa, sisällytä sanat “luopumispyyntö” sähköpostin otsikkoriville. Jos kirjoitat perinteisemmän kirjeen, varmista, että luopumispyyntö on esitetty ensimmäisessä kappaleessa, jopa ensimmäisessä virkkeessä.
Seuraavassa kappaleessa kerrotaan, miten täytät luopumispyynnön saamisen edellyttämät vaatimukset. Jos sinun on esimerkiksi täytettävä tietyt tuloa koskevat suuntaviivat saadaksesi vapautuksen, kerro selkeästi tulosi ja tapa, jolla voit täyttää ne. Jos haluat saada lääketieteellisen vapautuksen matkustaa tai urheilla, selitä, mitä lääkärit tai muut lääketieteen ammattilaiset ovat sanoneet tilanteestasi. Suorita jokainen luopumisvaatimus kohta kohdalta varmistaaksesi, että kaikki selitetään menetelmällisesti.
Joissakin tapauksissa voi olla hyvä selittää myös, mitä luopuminen merkitsisi sinulle henkilökohtaisesti. Jos se saattaa olla ero korkeakouluun osallistumisen ja korkeakouluun osallistumatta jättämisen välillä, se voi olla voimakas motivaatio tapauksissa, joissa ohjeet ovat joustavia tai jotka luopuvat luopumisista, voivat tehdä omat päätöksensä. Vaikka tämä ei ehkä ole välttämätöntä, se voi auttaa. Vältä kuitenkin kuulostamasta melodramaattiselta tai liian tunteellista kieltä.
Jos sisällytät asiakirjoja, kirjoita ne muistiin tai kerro osapuolelle, milloin tietojen odotetaan saapuvan. On aina hyvä antaa aikajana ja toimitustapa, jos asiakirjoja ei lähetetä samanaikaisesti. Jos mahdollista, selitä, miksi kaikkia asiakirjoja ei lähetetty yhdessä.
Pyyntökirjeen viimeisessä kappaleessa tulisi ilmoittaa halukkuutesi olla käytettävissä, jos tulee lisää kysymyksiä. Jos et ole jo antanut yhteystietoja, tämä olisi hyvä paikka antaa ne. Muussa tapauksessa ilmoita, missä muualla yhteystietosi on lueteltu, ja anna sopivat ajat tavoittaaksesi sinut puhelimitse.