Sponsorikirje on tietyn hankkeen rahoitusta tai tarvikkeita koskeva pyyntö. Sponsorikirjeitä voidaan lähettää ystäville ja perheelle, työtovereille, voittoa tavoittelemattomille järjestöille ja jopa yrityksille saadakseen rahoitusta erilaisiin projekteihin. Vaikka jotkut myönteiset vastaukset perustuvat hankkeen luonteeseen, henkilökohtaisen, koskettavan ja tehokkaan sponsorointikirjeen kirjoittaminen voi auttaa parantamaan mahdollisuuksia saada tarvittavaa rahoitusta tai pyydettyjä kohteita.
Sponsorikirjettä kirjoittaessa on tärkeää tutkia mahdollisia lahjoittajia. Jos vastaanottaja on yhteisö tai voittoa tavoittelematon ryhmä, selvitä, onko yrityksellä ollut vastaavia lahjoituksia, ja kiitä ryhmää jo olemassa olevista ponnisteluista. Tutkimus voi myös auttaa kaventamaan mahdollisten luovuttajien luetteloa niihin, jotka näyttävät kykeneviltä ja halukkailta lahjoittamaan. yritys, jolla on lahjoituksia esimerkiksi katastrofiapuryhmille, voisi sopia esimerkiksi koululle tai palokunnalle, joka yrittää kerätä varoja hätävarusteisiin tai koulutusohjelmiin. Se voi myös auttaa tutkimaan vastaanottajan taloudellista tilannetta; Jos mahdollinen lahjoittaja on äskettäin menettänyt rahaa tai hakenut konkurssia, ei ehkä ole järkevää kirjoittaa sponsorikirjettä.
Yritä löytää sen henkilön nimi organisaatiossa, joka hoitaa sponsorointia ja lahjoituksia. Tämä voi auttaa varmistamaan, että kirje menee oikealle henkilölle, ja auttaa myös yksilöimään pyynnön. Yksinkertainen soitto organisaatiolle voi yleensä johtaa oikeaan yhteyteen yrityksen sisällä. Jos lähetät yksittäiselle henkilölle, muista käyttää tervehdyksessä henkilön koko nimeä sen sijaan, että sanot “Arvoisa herra” tai “Kenelle se voi koskea”.
Yksi sponsorointikirjeen kirjoittamisen tärkeimmistä osista on yksityiskohtainen kuvaus siitä, miten rahat tai tarvikkeet käytetään ja miksi niitä tarvitaan. Tämä on paikka, jossa kuvataan kaikkea hankkeeseen liittyvää intoa ja kovaa työtä, joka toivottavasti saa lukijalta myönteisen vastauksen. Kuvauksen tulee olla henkilökohtainen ja rehellinen, mutta ei kerjäävä, passiivis-aggressiivinen tai millään tavalla tyly. Se voi auttaa sisällyttämään koskettavia erityisiä tarinoita hankkeesta yleisten tietojen sijasta. Esimerkiksi organisaatiossa, joka ruokkii köyhyydestä kärsiviä perheitä, kerro tarina tietystä perheestä sen sijaan, että vain selittäisi, että ruokaa annetaan ihmisille.
Joissakin tapauksissa sponsorointikirjeen tulisi sisältää kaikki edut, joita henkilökohtainen henkilö tai organisaatio saa lahjoituksestaan tai avustaan. Tämä voi sisältää veronpoistoja, erityistä mainintaa tai hyvitystä tai jopa T-paidan. Jos lahjoittaja on intohimoinen asian puolesta, hän ei välttämättä välitä näistä bonuksista, mutta silti ne voivat toimia kannustimena.
Voi olla hyödyllistä sisällyttää luettelo täsmälleen mitä sponsorilta tarvitaan. Lasten koripallojoukkueen varustamiseen tämä saattaa sisältää tietyn määrän univormuja, oikeat kengät, koripallotarvikkeet ja harjoitusvälineet. Jotkut lahjoittajat saattavat olla halukkaampia tarjoamaan tiettyjä tavaroita kuin yksinkertaisesti kirjoittamaan shekin, mutta yleensä on myös suositeltavaa antaa mahdollisuus lahjoittaa varoja. Se voi auttaa lahjoittajia tuntemaan olevansa enemmän mukana ja tärkeitä organisaatiolle, jos he näkevät tarkalleen, miten heidän sponsorointiaan aiotaan käyttää.