Ensimmäinen askel vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien (SWOT) analyysiraportin kirjoittamisessa on laatia lyhyt yhteenveto hankkeesta sellaisten henkilöiden hyväksi, jotka eivät ehkä tunne sitä. Sinun tulisi sitten tutkia hankkeeseen liittyviä vahvuuksia ja heikkouksia – kaikki nykyiset järjestelmät, yrityksen resurssit ja muut sisäiset tekijät, jotka voivat olla hyödyllisiä hankkeelle, olisi sisällytettävä SWOT -analyysiraporttiin ja siihen liittyvät selitykset. Tutki kaikki ulkoiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa hankkeen tulokseen, kuten nykyinen taloustilanne, ja luetteloi ne mahdollisuuksien ja uhkien alle. Sulje SWOT -analyysiraportti suosituksilla vahvuuksien ja mahdollisuuksien maksimoimiseksi samalla kun minimoidaan heikkoudet ja uhat konkreettisessa toimintasuunnitelmassa.
Johdanto SWOT -analyysiraporttiin tulee valaista hanketta ja sitä, miten se voi olla hyödyllinen yrityksen liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. Näin voit määrittää, onko hanke strategisen suunnittelun arvoinen vai ei. Jos hanketta on ehdotettu aiemmin, johdanto on pidettävä mahdollisimman lyhyenä ja korostettava vain hankkeen keskeisiä kohtia.
Tunnista vahvuuksien alla kaikki sisäiset tekijät, jotka osoittautuvat hyödyllisiksi projektille. Jos yritys on tällä hetkellä esimerkiksi jonkin tietyn tavaran markkinajohtaja, tarkista, miten tuotteen suosiota voitaisiin käyttää lisäämään hankkeen onnistumismahdollisuuksia. Samalla tavalla tunnista mahdolliset tiimille ominaiset heikkoudet, jotka voivat vaarantaa onnistuneen suorituksen. Jos yritys on esimerkiksi vakiintunut brändi vain yhdellä alueella, altistumisen puute muilla alueilla voi olla haitallista laajemmalle projektille.
SWOT -analyysiraportin mahdollisuuksien osassa tulisi kuvata kaikki ulkoiset tekijät, jotka voisivat viedä projektin menestymään. Jos tuote vastaa tiettyyn kausittaiseen tarpeeseen, sen myynti kyseisenä vuoden aikana voi maksimoida projektin tuoton. Henkilöitä, jotka kokevat äkillisen suosion nousun, voitaisiin käyttää tuotteen tiedottajana. Uhka -osassa sen sijaan pitäisi tunnistaa ulkoiset olosuhteet, jotka voivat haitata menestystä. Esimerkiksi samanlainen tuote, joka on tällä hetkellä markkinoilla, voi vähentää tuotteesi mahdollista myyntiä.
Hyvä SWOT -analyysiraportti päättyy yksityiskohtaisiin toimintasuosituksiin. Sisällytä selkeät suunnitelmat siitä, kuinka hyödyntää yrityksen vahvuudet parhaalla mahdollisella tavalla ja hyödyntää mahdolliset mahdollisuudet. Luo samalla menetelmiä siitä, miten heikkoudet mahdollisesti muutetaan omaisuudeksi ja samalla luodaan varautumissuunnitelmia uhille.