Vähennyskirjeen kirjoittamiseksi sinun on yleensä aloitettava hankkimalla kaikki tarvittavat asiakirjat, joihin sinun on viitattava tai sisällytettävä, ja otettava niistä kopiot lähetettäväksi. Aloita sitten kirjeesi sisällyttämällä vastaanottajan yhteystiedot, kuten Internal Revenue Service (IRS) -toimisto, johon otat yhteyttä, sekä oma nimesi ja yhteystietosi. Kirjeessä on oltava selkeä ja ytimekäs ilmoitus veloitetuista maksuista, joita haluat alentaa, ja syy siihen, miksi sinusta tuntuu, ettei sinun tarvitse maksaa näitä maksuja. Vähennyskirjeessäsi pitäisi osoittaa, ettet toiminut pahantahtoisesti tai ilkeästi, ja osoitettava, että haluat ratkaista asian kohtuullisella tavalla.
Vähennyskirje on kirje, joka on kirjoitettu virastolle tai yritykselle, usein IRS: lle, pyrkiäkseen vähentämään seuraamusmaksuja tai muita organisaation veloittamia kuluja. Kirjeeseesi on sisällytettävä useita asiakirjoja, joten varmista, että sinulla on kaikki tarvittavat asiakirjat sen kirjoittamisen aikana, ja kopioi ne asiakirjoista kirjeesi mukana. Älä lähetä alkuperäisiä asiakirjoja vähennyskirjeesi kanssa, koska ne voivat kadota postissa. Liitä mukaan kopio tai viite saamastasi kirjeestä, josta käy ilmi velkasi, mukaan lukien tapauksen numero, jos sellainen on, ja kaikki asiakirjat, jotka sinun on vahvistettava vähentämisperusteellesi.
Vähennyskirjeen tulisi alkaa sen yrityksen tai toimiston yhteystiedoilla, johon olet yhteydessä, ja sen jälkeen omilla yhteystiedoillasi. Jos tiedät yrityksen henkilön, kuten henkilön, joka otti sinuun yhteyttä, tai IRS -edustajan nimen, sinun on osoitettava vähennyskirjeesi tälle henkilölle, muuten voit käyttää “Kenelle se voi koskea” -painiketta. Sinun on tällöin ilmoitettava selkeästi, että pyydät veloitetun summan vähentämistä, ja ilmoitettava lähettämäsi kirjeen päivämäärä ja tapauksesi tai tilisi numero, jos ne ovat saatavilla. Syy, jonka vuoksi vähennystä pyydät, olisi tällöin ilmoitettava selvästi, ja sen pitäisi olla perusteltu syy, kuten luonnonkatastrofi, vakava sairaus tai perheen kuolema.
Sinun on liitettävä asiakirjat, jotka tukevat vähennyskirjeessäsi ilmoittamaasi syytä, kuten valokuvia katastrofin aiheuttamista vahingoista, lääkärisi kirje, joka vahvistaa sairautesi, tai perheenjäsenen kuolintodistus. Jos mahdollista, yritä sisällyttää johonkin osamaksuun tai maksueräpyyntöön, jonka avulla haluat palauttaa sen summan, joka aiheutti sakon, jonka haluat vähentää. Tämä on vilpittömässä mielessä ele, joka ei ole ehdottoman välttämätön, mutta saattaa tehdä vähennyksestäsi todennäköisemmän. Sinun on pidettävä mielessä, että vähennyskirje voi olla oikeudellinen asiakirja ja että tällaisessa kirjeessä oleva tarkoituksellinen petos voi olla peruste petokselle tai väärästä valasta.