Vastaanottovirkailijan saatekirjeen kirjoittaminen edellyttää yhteystietojen, aiheiden, vastaanottajien ja tervehdystietojen luettelointia sekä esittelee ehdokkaan ja miksi hän kirjoittaa. Kirjeen sisällön tulisi korostaa vastaanottajan taitoja ja kokemuksia ansioluettelonsa yhteenvetona käyttäen verbejä ja saavutuksia kuvaamaan tapahtunutta eikä tyhjiä adjektiiveja, jotka kuvaavat subjektiivisesti kykyjä. Vastaanoton vastaanottovirkailijan saatekirjeen viimeisessä osassa annetaan yhteysohjeet, pyydetään haastattelu ja kiitetään, jota seuraa loppulause, allekirjoitus ja tarvittaessa kotelo. Kaiken sisällön pitäisi näyttää yhteys yrityksen tarpeiden tai haluamien saavutusten ja vastaanottovirkailijan tarjoaman välineen välillä, joten hakijoiden tulee tutkia yritystä ennen kirjoittamistaan personoidakseen kirjeen välttäen kaavarakenteita kaikin keinoin.
Ylivoimaisesti tärkein asia, kun kirjoitat vastaanottovirkailijan saatekirjettä, on tutkia yritys, jossa työ on olemassa. Kun yrityksellä on yhtä päteviä ehdokkaita, he haluavat työntekijöitä, jotka todella ymmärtävät yrityksen tarkoituksen ja jotka sopivat hyvin yrityksen filosofiaan ja tehtävään. Tämä pätee erityisesti vastaanottovirkailijoihin, jotka ovat yrityksen asiakkaiden ensimmäiset kasvot. Etsi faktoja yrityksestä, jonka ehdokas voi sitoa kokemukseensa, ja räätälöi kirje näiden kohtien ympärille.
Kun henkilö tietää jotain merkittävää yrityksestä, on aika aloittaa kirjeen laatiminen. Vasen perusteltu, yksi rivi tietojoukkoa kohti, sisältää tietoja, kuten hakijan nimi ja osoite, yrityksen nimi ja osoite, päivämäärä ja aihe. Tervehdys tulee seuraavaksi ja sen tulee sisältää tietyn henkilön nimi – “Kenelle se voi koskea” ei pitäisi olla vastaanoton vastaanottovirkailijan saatekirjeessä, koska se ilmoittaa, että hakija ei ollut tarpeeksi vakava ottaakseen aikaa selvittääkseen, keneen ottaa yhteyttä .
Johdantotietojen jälkeen tulee vastaanoton vastaanottokirjeen ensimmäinen kappale. Tässä kohdassa ehdokkaan tulee esitellä itsensä ja tiivistää, miksi hän kirjoittaa. On myös hyväksyttävää selittää, miten ehdokas sai tiedon vastaanottovirkailijan työstä ja mitä yritys ilmoitti haluavansa ehdokkaalta.
Toisessa kappaleessa vastaanottovirkailijan tulisi perehtyä tarkemmin pätevyyteensä ja liittää jokainen pätevyys takaisin yrityksen vaatimuksiin. Esimerkiksi käyttämällä luodipisteitä tarvittaessa hän voi selittää, että hänellä on x vuoden kokemus tai todistus Y -yliopiston vastaanotosta. . Yksi sudenkuoppa, jota on vältettävä, on yleisten adjektiivilausekkeiden käyttö, kuten “Olen tiimipelaaja”. Nämä lausunnot ovat subjektiivisia, eivät kuvaa sitä, mitä vastaanottovirkailija teki, ja tarvitsevat konkreettisia, todennettavia todisteita ollakseen tehokkaita, kuten ”Pyrkimykseni tehdä yhteistyötä kaikkien henkilöstön jäsenten kanssa johti siihen, että projektin valmistuminen lisääntyi 12 prosenttia ja nimitys hallintovirkamieheksi Vastaanotto -organisaatio Z: n vuoden työntekijä. ”
Vastaanottovirkailijan saatekirjeen viimeisessä kappaleessa tulisi kertoa vastaanottajalle, että hakijan ansioluettelo tai muu vaadittu asiakirja on lueteltujen kokemusten ja pätevyyden vuoksi liitteenä ja että haastattelu olisi vastaanottajalle sopivaa. Sen pitäisi myös pyytää vastaanottajaa ottamaan yhteyttä hakijaan ja viittaamaan hakijan yhteystietoihin. Viimeinen elementti on lyhyt lausunto, jossa kiitetään vastaanottajaa hänen harkinnastaan ja ajastaan.
Kirjeen sulkeminen vaatii päätösosan, kuten “Ystävällisin terveisin” tai “Kiitollisena”. Kun olet lyönyt paluuta vähintään kolme tai neljä kertaa, ehdokkaan tulee allekirjoittaa nimensä. Kaksi riviä tämän alapuolella tulee olla kotelorivi, kuten ”Kotelot ([koteloiden lukumäärä])” tai “Kotelot: [luettelo jokaisesta suljetusta tuotteesta pilkuilla erotettuna].