Vastaanottovirkailijan saatekirje, kuten useimmat saatekirjeet, on mahdollisuus tehdä ensivaikutelma, joka on hieman henkilökohtaisempi kuin ansioluettelo. Kirje sisältyy yleensä ansioluetteloon keinona esitellä sinut mahdolliselle työnantajalle. Sen pitäisi antaa työnantajalle tunne siitä, kuka olet, säilyttäen samalla ammattimaisen sävyn ja käsittelemällä sitä, miten koulutuksesi, kokemuksesi ja persoonallisuutesi tekevät sinusta ihanteellisen työhön.
Vastaanottovirkailijana olet ensimmäinen kasvot, jonka ihmiset näkevät, kun he astuvat sisään ovesta, ensimmäinen ääni, jonka he kuulevat, kun he soittavat puhelimessa, ja joskus ensimmäinen henkilö, joka vastaa sähköpostiviestin lähettämiseen. Tämä tarkoittaa, että saatekirjeesi pitäisi osoittaa, että pystyt olemaan sekä persoonallinen että ammattimainen. Yksi tapa tehdä tämä on osoittaa kirjeesi tietylle henkilölle. Kirjeesi osoittaminen herra Jonesille HR -edustajan sijasta lisää persoonallisuutta ja säilyttää ammattitaidon. Varmista vain, että olet tehnyt tutkimuksesi, jotta ohjaat kirjeesi oikealle henkilölle.
Vastaanottovirkailijan saatekirjeen tulee koostua kolmesta kappaleesta. Ensimmäisessä kappaleessa tulisi välittömästi ilmoittaa hakemasi asema ja missä olet kuullut työstä. Jos yhteinen ystävä tai tuttavasi on lähettänyt sinut, sano se. Se voi erottaa sinut muista hakijoista. Kerro lopuksi yhdellä tai kahdella lauseella, miksi luulet olevasi sopiva työhön. Tässä ei tarvitse mennä yksityiskohtiin; jätä se toiseen kohtaan.
Toisessa kappaleessa sinun tulee viitata erityisesti työpaikkailmoitukseen. Etsi avainsanoja ja toista ne kuvauksessasi itsestäsi ja kokemuksestasi. Jos työpaikkailmoitus pyytää henkilöä, jolla on vahvat puhelintaidot ja ihmisten taidot, älä kirjoita, että tulet hyvin toimeen muiden kanssa ja sinulla on ammattitaitoinen puhelintapa. Toista sen sijaan täsmälleen se, mitä työpaikkailmoituksessa sanotaan. Jos et täytä kaikkia mainittuja kriteerejä, korosta niitä, joita sinulla on, ja tunne itsesi luottavaisimmaksi.
Vastaanottovirkailijan saatekirjeen viimeisessä kappaleessa kiitä tulevaa työnantajaa hänen huomiostaan. Kerro työnantajalle, että aiot soittaa hänelle tiettyyn päivämäärään mennessä varmistaaksesi, että hän on saanut tietosi, ja tiedustellaksesi haastattelun järjestämisestä. Sivuhuomautuksena on tärkeää todella soittaa, kun sanot.
Allekirjoita vastaanottovirkailijan saatekirje “Terveisin” ja sen jälkeen nimesi ja yhteystietosi. Muista tarkistaa kirjeesi ennen sen lähettämistä. Jos mahdollista, pyydä jotakuta muuta lukemaan se myös saadaksesi selville mahdolliset kielioppi- tai kirjoitusvirheet.