Jotta voit lähettää tietoja helposti puhelinvastaajasta sähköpostiin, sinun on otettava käyttöön järjestelmä, jossa käytät digitaalista vastaajapalvelua tavallisen puhelinvastaajan sijaan. Vastaajat toimivat tyypillisesti erillisinä laitteina, jotka voidaan yhdistää puhelimeesi tai jotka on kehitetty osana puhelinta ja jotka tallentavat saapuvien puheluiden viestit ja tallentavat viestit tulevaa toistoa varten. Tämäntyyppinen järjestelmä ei välttämättä liity tai toimi online -komponenttien kanssa, mikä vaikeuttaa viestien siirtämistä puhelinvastaajasta sähköpostitilille, joten sinun kannattaa tutkia digitaalista palvelua, joka hyödyntää online -vastaajaa, joka ilmoittaa sinulle sähköpostitse uusista viesteistä.
Kun on kyse tietojen siirtämisestä vastaajasta sähköpostiin, suurin ongelma on eri järjestelmien kommunikointikyky. Vastaaja on tyypillisesti fyysinen laite, jota käytetään soittajien viestien tallentamiseen ja tallentamiseen. Nämä koneet on yleensä kytketty puhelinlinjaan, ja ne voivat olla erillinen laite, joka on kytketty puhelimeen tai jotka voidaan rakentaa osana puhelinta. Koska puhelinvastaajat on suunniteltu toimimaan ensisijaisesti puhelimien kanssa, ei ole monia malleja, jotka on tarkoitettu käytettäväksi sähköpostijärjestelmien kanssa.
Joitakin laitteita on otettu käyttöön, jotta puhelinvastaajat voivat käyttää digitaalisia tietomuotoja ja lähettää viestejä tietokonejärjestelmään, mutta ne ovat usein epäluotettavia eivätkä välttämättä aina saatavilla. Sen sijaan, että yrittäisit lähettää tietoja puhelinvastaajastasi sähköpostiin, sinun kannattaa harkita vastaajapalvelun käyttöä. Voit valita vastaajapalvelun, joka on verkossa tai joka käyttää tietokoneeseen asennettua ohjelmistoa. Kun vastaanotetaan puhelu, johon et voi vastata, järjestelmä siirtää puhelun tietokonejärjestelmään ja viesti tallennetaan.
Tietokonejärjestelmä voi sitten lähettää viestin sähköpostiisi samalla tavalla kuin haluat todennäköisesti saada viestejä puhelinvastaajastasi sähköpostiin. Eri järjestelmät voivat lähettää erityyppisiä viestejä, vaikka se on yleensä vain hälytys, joka ilmoittaa sinulle, että sinulla on vastaajaviesti. Voit sitten tarkistaa vastaajaviestisi etäsijainnista soittamalla vastaajapalveluun ja hakemalla viestisi. On olemassa useita järjestelmiä, joiden avulla voit käyttää vastaajaa ja sähköpostia, usein helpommin kuin yrittää lähettää tietoja vastaajasta sähköpostiin, ja joissakin järjestelmissä voi olla soittajan tunnistustoimintoja sekä mahdollisuus siirtää puheluita matkapuhelimeen .