Osakkeenomistajan asiamies on lomake, jonka osakkeenomistaja allekirjoittaa luovuttaakseen äänioikeutensa yhtiökokoukseen, kun osakkeenomistaja ei voi osallistua. Yleensä yhtiö tai yhtiö, joka pitää kokouksen, luo ja antaa lomakkeen osakkeenomistajan täytettäväksi. Voit luoda oman lomakkeen joko tyhjälle paperille tai yrityksen kirjelomakkeelle, joka lähetetään osakkeenomistajille.
Aloita kirjoittamalla otsikko paperille, jossa voi olla jotain vastaavaa: “Osakkeenomistajan välityspalvelin” tai “Yleinen osakkeenomistajan välityspalvelin”. Kirjoita otsikon jälkeen tiedot lohkomuodossa. Tiedot sisältävät yhtiökokouksen isännöivän yrityksen nimen, yhtiökokouksen voimaantulopäivät ja asiamiehen nimen. Esimerkiksi ensimmäinen rivi on voimaantulopäivä, jota seuraa valtakirjan voimassaolon päättyminen, yrityksen nimi, osakkeenomistajan (sinä) nimi ja sen henkilön nimi, jolle teet valtakirjan.
Osakkeenomistajan asiamiehen seuraava kappale on kirjoitettu kappalemuodossa, ja se on asiamiehen nimeäminen. Tämä on välityslomakkeen osa, joka antaa äänioikeutesi sille edustajalle, joka toimii sinä yhtiökokouksessa. Kappale voi esimerkiksi alkaa seuraavasti: “XYZ Corporationin osakkeenomistajana muodostan täten edellä mainitun asiamieheksi voimaantulopäivästä edellä mainittuun päättymispäivään asti.”
Osakkeenomistajan on allekirjoitettava asiamies todistajan edessä, joka voi vahvistaa notaarin. Lomake on myös päivättävä. Lopuksi notaari täydentää osakkeenomistajan asiamiehen alaosan tiedoilla, kuten osavaltiolla ja läänillä, todistajanlausunnolla, allekirjoituksella ja leimalla notaarin leimalla.
Jos yhtiö ei lähetä sinulle osakkeenomistajan välityslomaketta kokousilmoituksen kanssa, voit kirjoittaa oman sopimuksen osakkeenomistajaksi. Ota yhteyttä yritykseen selvittääksesi erityisvaatimukset, joita tarvitaan äänioikeutesi siirtämiseen asiamiehellesi. Yrityksellä ja osavaltiolla, jossa yhtiö toimii, voi olla sääntöjä ja määräyksiä, joita on noudatettava, jotta asiamies olisi laillinen.
Kun olet luonut osakkeenomistajan välityspalvelimen, sinulla on oltava kopio, jonka lähetät yhtiölle. Sinun tulee myös toimittaa asiamiehellesi kopio, joka on otettava mukaan yhtiökokoukseen. Näin varmistetaan, että he voivat edustaa sinua, äänestää puolestasi ja toimia kuten sinä poissa ollessasi.