Kun kirjoitat liikekirjettä, sinun on käytettävä keskustelun sävyä ja oikeaa muotoilua, ja sinun on oltava lyhyt. Suunnittele kirjeesi ennen kirjoittamista luetteloimalla tärkeimmät alueet tai aiheet, jotka sisällytetään, sekä mahdolliset erityistapaukset tai yksityiskohdat. Määritä sitten looginen järjestys ongelmien ratkaisemiseksi. Viittaa lyhyesti ensimmäiseen kappaleeseen aikaisempaan kirjeenvaihtoon tai keskusteluun ja siirry sitten liikekirjeen tarkoitukseen. Mainitse selkeästi kaikki jatkotoimet viimeisessä kappaleessa.
Sävy
Käytä miellyttävää sävyä, varsinkin jos liikekirje sisältää kielteisiä toimia tai kielteisiä vastauksia. Osoita tarvittaessa arvostavasi sitä, miten vastaanottaja on auttanut sinua. Viimeisessä kappaleessa kiitä vastaanottajaa hänen ajastaan, harkinnastaan tai ponnisteluistaan. Ole liian henkilökohtainen yritä käyttää liikekirjeitä ystävällisellä, myötätuntoisella sävyllä. Jos sinä tai yrityksesi ovat tehneet virheen, myönnä virhe välittömästi.
Vältä taipumusta kirjoittaa liian muodollisesti liikekirjeeseen käyttämällä supistuksia, joita yleensä käytetään puheessa. Sisällytä myös henkilökohtaiset pronominit – kuten “minä”, “me” ja “meidän” – muodollisempien valintojen, kuten “yritys”, sijaan. Ole ytimekäs. Kirjoita esimerkiksi sen sijaan, että kirjoittaisit ”Olemme vastaanottaneet kirjeenvaihtosi…”, kirjoita vain ”Saimme…”. Hyvin muodolliset lauseet sopivat paremmin tietyntyyppisiin oikeudellisiin asiakirjoihin tai kirjeenvaihtoon kuin yksinkertaisiin liikekirjeisiin.
muodostuu
Käytä liikekirjeen oikeaa muotoa. Lohkotyyli on yksinkertaisin. Lohkotyylisessä kirjeessä kaikki osat alkavat vasemmasta reunasta ilman sisennyksiä.
Pääkomponenttien järjestys
Jos käytät kirjelomakkeita, joiden yläosaan on painettu yrityksesi tai henkilökohtainen nimesi, sinun ei tarvitse kirjoittaa nimeäsi ja osoitettasi. Jos et käytä kirjelomaketta, kirjoita osoitteesi sivun yläreunaan. Älä käytä hienoja paperitavaraa tai värillistä paperia useimpiin liikekirjeisiin.
Kirjoita päivämäärä ja kirjoita kuukausi noin 10–XNUMX riviä osoitteesi jälkeen tai kirjelomakkeen alapuolelle. Kirjoita sisäinen osoite neljä riviä päivämäärän alle. Sisäosoite sisältää vastaanottajan koko nimen, katuosoitteen, kaupungin ja postinumeron, joista jokainen on omalla rivillään. Jätä yksi tyhjä rivi osoitteen viimeisen rivin ja tervehdyksen väliin. Tervehdys on yleensä muodossa “Dear Mr. Smith” tai “Dear Mrs. Jones” – käyttäen vastaanottajan todellista sukunimeä näiden esimerkkien sijasta, tietenkin – ja sen jälkeen kaksoispiste.
Kirjeen jokaisen kappaleen erottaa yksi tyhjä rivi. Kirjoita sulkeminen, kuten “Ystävällisin terveisin” tai “Terveisin”. Käytä pilkkua sulkemisen jälkeen.
Kirjoita nimesi jättämällä kolme tai neljä tyhjää riviä allekirjoitukselle. Aseta työnimikkeesi halutessasi nimesi alle. Jos lisäät yrityskirjeeseesi liitteitä tai liitteitä, kirjoita oikea sana – “Liite” tai “Liite” – tyhjän rivin jälkeen kirjoittamasi nimen tai otsikon alle.
Korjausluku
Tarkista liikekirjeesi kirjoittamisen jälkeen ja varmista, että kaikki on oikein ja täydellinen, mukaan lukien kaikki päivämäärät ja mahdolliset rahamäärät. Oikaise kirje typografisia tai kieliopillisia virheitä varten. Pyydä jotakuta muuta lukemaan kirjeesi ennen sen lähettämistä ja älä unohda allekirjoittaa kirje sinisellä tai mustalla musteella.